El cuadrante de turnos en hostelería: cómo se hace y en qué se diferencia del registro de jornada
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Cómo hacer el cuadrante de turnos de un bar o restaurante: qué debe llevar cada turno, qué descansos marca el Estatuto, con cuánta antelación publicarlo, cómo cambiarlo dejando constancia y cómo compararlo con las horas reales.
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El cuadrante de turnos es el plan de quién trabaja, cuándo y dónde; el registro de jornada es la constancia de lo que de verdad se trabajó. Son dos cosas distintas, con normas distintas, y confundirlas es el error más caro de los dos: un cuadrante bien hecho no sustituye al registro, y un registro que se rellena copiando el cuadrante no registra nada.
Esta guía explica cómo se hace un cuadrante en un bar o restaurante, qué descansos hay que respetar, con cuánta antelación se publica, qué pasa cuando cambia y cómo se compara después con las horas reales. Cuando hablamos de lo que hace nuestro sistema, lo decimos; lo que no depende de él, también.
Conviene saber. Este artículo resume normas generales del Estatuto de los Trabajadores. Su convenio colectivo puede tener reglas propias para la hostelería de su provincia, y para cualquier caso concreto la última palabra es de su asesoría laboral.
¿Qué es un cuadrante de turnos?
Es la tabla con los turnos de cada persona en un periodo, normalmente una semana: qué días trabaja, a qué hora entra y sale, cuánto descansa y en qué puesto está. En hostelería suele vivir en una hoja de cálculo, una pizarra en el almacén o una foto en el grupo de mensajería del equipo.
Su función es organizar. Que el sábado por la noche haya gente suficiente en sala, que el lunes no sobre nadie, que cada persona sepa con tiempo cuándo trabaja y que se respeten los descansos. Nada de eso es el registro de jornada, y conviene tenerlo claro desde el principio.
¿En qué se diferencia el cuadrante del registro de jornada y del calendario laboral?
Son tres documentos que se parecen y contestan a tres preguntas distintas. Mezclarlos es lo que provoca la mayoría de los problemas en una inspección.
| Cuadrante de turnos | Registro de jornada | Calendario laboral | |
|---|---|---|---|
| Pregunta que responde | ¿Quién trabajará y cuándo? | ¿Quién trabajó y cuánto? | ¿Qué días son laborables en el año? |
| Norma | Organización del trabajo; descansos de los arts. 34 y 37 ET | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores | Art. 34.6 del Estatuto de los Trabajadores |
| Cuándo se hace | Antes, cada semana o cada periodo | Día a día, al entrar y al salir | Una vez al año |
| Qué se hace con él | Se publica para el equipo | Se conserva cuatro años | Se expone en un lugar visible del centro |
| Puede cambiar | Sí, avisando | No: se corrige dejando rastro | Raramente |
El calendario laboral, según el artículo 34.6 del Estatuto, se elabora cada año y se expone en un lugar visible de cada centro de trabajo. El Tribunal Supremo ha aclarado que ese calendario no tiene por qué incluir los turnos ni los horarios de cada persona. Lo contrario tampoco funciona: un cuadrante semanal no es el calendario laboral, y quien lo cuelga pensando que lo es sigue sin calendario.
En nuestro sistema el cuadrante y el registro viven juntos pero no se tocan. Un turno planificado nunca crea un registro de entrada o de salida, ni rellena un día que la persona olvidó fichar. El registro se hace solo con los fichajes. Si el plan se convirtiera en registro, el registro diría lo que se quería que pasara, no lo que pasó, y eso es exactamente lo que la norma quiere evitar.
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¿Es obligatorio tener un cuadrante?
No hay una norma que exija un documento llamado cuadrante. Lo que sí hay son obligaciones que sin cuadrante son muy difíciles de cumplir: que la persona conozca con antelación el día y la hora en que trabaja cuando la jornada se reparte de forma irregular, y que se respeten los descansos mínimos entre jornadas y cada semana.
Dicho de otra forma: el cuadrante es la herramienta con la que se demuestra que se planificó respetando esas normas. Un turno avisado por mensaje la noche anterior, sin plan escrito, es un turno del que nadie puede demostrar cuándo se comunicó.
¿Qué tiene que llevar cada turno?
| Dato | Por qué |
|---|---|
| Persona | Evidente, pero también la base de los avisos de descanso |
| Fecha | En hostelería, un turno que acaba a las 00:30 es del día anterior |
| Hora de entrada y de salida | Lo que la persona necesita saber |
| Descanso dentro del turno | Cambia las horas efectivas del turno |
| Puesto | Barra, cocina, sala, chiringuito: «quién está hoy en la playa» se pregunta cada día |
| Nota | Lo que no cabe en lo anterior: «apertura», «inventario» |
En nuestro sistema los turnos se cuentan en la hora del local, como los fichajes, y un turno que acaba después de medianoche pertenece al día en que empezó. Parece un detalle, pero es lo que evita que el turno de cierre del sábado aparezca partido entre dos días en la comparación con las horas reales.
¿Qué descansos hay que respetar al hacer el cuadrante?
Las tres reglas que más se cruzan con un cuadrante de hostelería son el descanso entre jornadas, el descanso semanal y la antelación del aviso. Las tres admiten excepciones en convenio, y por eso un buen sistema avisa en lugar de prohibir.
| Regla | Dónde está | Qué hace nuestro sistema |
|---|---|---|
| 12 horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente | Art. 34.3 ET | Avisa al planificar: «entre turnos, 9 horas» |
| Día y medio de descanso semanal ininterrumpido, acumulable hasta 14 días | Art. 37.1 ET | Avisa si la semana no lo deja |
| Conocer el día y la hora con 5 días de antelación si la jornada es irregular | Art. 34.2 ET | Cuenta los días y avisa si se cambia un turno publicado con menos de cinco |
| No superar las horas del contrato | Contrato de cada persona | Avisa si el plan supera las horas pactadas |
Los avisos dicen el hecho, no la sentencia. «Entre turnos, 9 horas» es un dato; «infracción del artículo 34.3» sería una conclusión que el sistema no puede sacar, porque no conoce su convenio. En trabajo a turnos el descanso puede acumularse en periodos más largos, y la aplicación del aviso de cinco días al trabajo a turnos con jornada fija se discute en los tribunales. El encargado ve el aviso, lo confirma y sigue si sabe que su convenio lo permite.
Ojo. Avisar no es eximir. Si el sistema avisa de que entre dos turnos hay nueve horas y el encargado confirma, la decisión es suya. El aviso sirve para que esa decisión se tome sabiendo, no para trasladar la responsabilidad.
¿Con cuánta antelación hay que publicar el cuadrante?
Como referencia, cinco días: es el plazo que el artículo 34.2 del Estatuto fija para que la persona conozca el día y la hora de su trabajo cuando la jornada se distribuye de forma irregular. Muchos convenios de hostelería fijan su propio plazo, y es el que manda.
En la práctica, lo que funciona es una costumbre fija: el cuadrante de la semana que viene se publica siempre el mismo día, por ejemplo el miércoles. El equipo sabe cuándo mirarlo y el encargado sabe cuándo tiene que tenerlo hecho.
Nuestro sistema distingue entre el borrador y el cuadrante publicado. El borrador no lo ve nadie más que quien lo prepara, y se puede cambiar diez veces sin que el equipo vea tres versiones del mismo sábado. La publicación es un momento concreto con fecha y autor, y esa fecha es la que responde a la pregunta de cuándo se comunicó el turno.
¿Se puede cambiar un cuadrante ya publicado?
Sí, porque en hostelería cambia: alguien se pone enfermo, llega una reserva grande, llueve y la terraza no abre. Lo que no conviene es cambiarlo en silencio.
En nuestro sistema un cambio en un turno publicado es una versión nueva con su motivo, y la anterior sigue visible para el local y para la persona afectada. Si el cambio se hace con menos de cinco días de antelación, el aviso lo dice. Así, si dentro de seis meses alguien pregunta cuándo se le avisó de un cambio de turno, la respuesta está escrita y nadie la ha podido retocar.
- Un turno cambiado por mensaje privado no deja constancia de cuándo se avisó.
- Un cuadrante editado sin versiones no demuestra qué decía antes.
- Una versión nueva con motivo y fecha demuestra las dos cosas.
¿Quién ve el cuadrante?
Cada persona ve sus turnos y quién trabaja con ella en las mismas horas. No ve el cuadrante completo de todo el equipo, ni las horas ni las tarifas de los demás.
Es una cuestión de datos personales, pero también de convivencia: el cuadrante completo con las horas de cada uno es una invitación a comparar que no ayuda a nadie. A cada persona le basta saber cuándo trabaja ella y con quién. El encargado ve el cuadrante completo.
En nuestro sistema cada persona del equipo tiene su espacio personal, donde ve su cuadrante publicado junto a sus horas registradas. El aviso al móvil en el momento de publicar todavía no está; hoy la persona lo consulta en su espacio, y por eso conviene la costumbre del día fijo de publicación.
¿Cómo se compara el cuadrante con lo que de verdad se trabajó?
Poniendo una al lado de la otra las horas planificadas y las registradas, persona a persona. Es la razón por la que tiene sentido llevar el cuadrante en el mismo sitio que el registro: sin la comparación, el cuadrante es un calendario que podría estar en cualquier aplicación de chat.
| Persona | Horas planificadas | Horas registradas | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Ana, sala | 32 | 35,5 | +3,5 |
| Luis, cocina | 40 | 39 | −1 |
| Marta, barra | 20 | 20 | 0 |
La diferencia es la que hay que mirar. Si una persona hace sistemáticamente tres horas más de las planificadas, o el cuadrante está mal hecho o hay horas extraordinarias que nadie está contando. Las dos cosas tienen arreglo, pero solo si se ven.
Para cada persona, nuestro sistema saca un resumen del periodo con sus turnos planificados, sus fichajes y la diferencia, en el idioma de trabajo del local. Si un día hay un desacuerdo sobre las horas, ese documento existe sin que nadie tenga que montarlo a mano.
¿Cuánto cuesta el cuadrante?
Se puede estimar multiplicando las horas planificadas por la tarifa de cada persona, y esa cifra ayuda a decidir si el sábado necesita cuatro o cinco personas en sala. Pero conviene llamarla por su nombre: es una estimación del coste de las horas, no la nómina.
Nuestro sistema calcula esa estimación y la llama así. No incluye cotizaciones, pluses, nocturnidad, festivos ni retenciones: eso depende del convenio y de la situación de cada persona, y lo calcula su asesoría. Presentar esa cifra como el coste de personal sería dar un número que parece exacto y no lo es.
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¿Cómo se hace el cuadrante cada semana sin perder la tarde?
Copiando la semana anterior y cambiando solo lo que cambia. En hostelería la mayoría de las semanas se parecen, y rellenar el cuadrante desde cero cada vez es la razón por la que acaba haciéndose el domingo a última hora.
- Copie la semana anterior con sus personas, horarios y puestos.
- Ajuste lo que cambia: vacaciones, bajas, refuerzos por un evento o por el tiempo previsto.
- Revise los avisos de descanso y de horas de contrato antes de publicar.
- Publique el día de siempre.
- Al final de la semana, mire la comparación con las horas registradas y corrija la semana siguiente con lo aprendido.
Las personas que dejan el local desaparecen de los cuadrantes futuros, pero siguen en los ya publicados. El cuadrante de la semana pasada es un documento, no una lista de quién sigue en plantilla.
¿Cuáles son los errores más habituales?
| Error | Qué provoca |
|---|---|
| El cuadrante es una foto en el grupo de mensajes | Nadie sabe cuál es la última versión ni cuándo se envió |
| Los cambios se avisan por mensaje privado | No queda constancia de cuándo se comunicó el cambio |
| El registro se rellena copiando el cuadrante | El registro no registra nada: dice lo planificado, no lo trabajado |
| No se compara con las horas reales | Las horas extraordinarias no se ven hasta que alguien las reclama |
| Se cuelga como si fuera el calendario laboral | El calendario anual sigue sin existir |
| Se planifica sin mirar los descansos | El problema aparece el día en que alguien encadena un cierre con una apertura |
Lo que el cuadrante no hace
No conoce su convenio. Los convenios de hostelería son provinciales y hay decenas; lo que vale en una provincia no vale en la de al lado. Por eso los avisos del sistema son los del Estatuto y dicen hechos, y la interpretación queda para el local y su asesoría.
Tampoco calcula nóminas ni sustituye al calendario laboral anual. Y no convierte el plan en registro: si alguien no ficha, el día queda sin fichar, aunque estuviera en el cuadrante. Es incómodo, pero es lo que hace que el registro valga algo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre el cuadrante de turnos y el registro de jornada?
El cuadrante es el plan de quién trabajará y cuándo; el registro de jornada (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) es la constancia diaria de lo que de verdad se trabajó. El cuadrante no sustituye al registro, y el registro no debe rellenarse copiando el cuadrante.
¿Con cuánta antelación hay que comunicar los turnos?
Como referencia, cinco días cuando la jornada se distribuye de forma irregular (art. 34.2 ET). Muchos convenios de hostelería fijan su propio plazo, que es el que se aplica. Su aplicación al trabajo a turnos con jornada fija se discute en los tribunales.
¿Cuántas horas de descanso debe haber entre dos turnos?
Doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente (art. 34.3 ET). En el trabajo a turnos hay excepciones que permiten acumular descansos, por lo que conviene revisar el convenio.
¿El cuadrante de turnos sustituye al calendario laboral?
No. El calendario laboral se elabora cada año y se expone en el centro de trabajo (art. 34.6 ET). El Tribunal Supremo ha aclarado que no tiene por qué incluir los turnos, pero un cuadrante semanal tampoco es el calendario.
¿Se puede cambiar un cuadrante ya publicado?
Sí, avisando a la persona afectada y dejando constancia del cambio y de cuándo se comunicó. En nuestro sistema cada cambio es una versión nueva con su motivo, y la anterior sigue visible.
¿Cada trabajador puede ver el cuadrante de todos?
No hace falta. Basta con que cada persona vea sus turnos y quién trabaja con ella en las mismas horas. Las horas y tarifas de los demás no son información que necesite.
¿El coste del cuadrante es la nómina?
No. Multiplicar horas planificadas por tarifa da una estimación útil para organizar, pero la nómina incluye cotizaciones, pluses y retenciones que dependen del convenio y de cada persona, y la calcula su asesoría.
Un buen cuadrante no es el más bonito ni el más detallado: es el que se publica a tiempo, se cambia dejando rastro y se compara cada semana con lo que de verdad pasó. Eso último es lo que convierte un calendario en una herramienta de gestión.
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