¿Qué sale más barato: más camareros, QR o una mezcla?

La pregunta, tal como está formulada, no tiene respuesta. Una persona y un sistema de pedidos no hacen lo mismo, así que comparar sus precios es como comparar lo que cuesta un horno con lo que cuesta un cocinero.

Y conviene decirlo pronto porque es donde más se miente en este sector: nadie debería venderle un sistema con el argumento de que ahorra un camarero. Alguien tiene que seguir llevando los platos, recogiendo mesas y estando en la sala.

La versión útil de la pregunta sí tiene respuesta, y es esta: qué le está costando hoy el problema que tiene, y cuál de las dos cosas lo resuelve. Aquí está cómo ponerle un número a eso, con sus cifras y no con las nuestras.

Por qué no son alternativas

Porque el trabajo de sala se reparte en cinco cosas y cada una es de un tipo distinto. Dos son atender y tres son transporte y administración.

Cuatro de las ocho filas tienen «no» o «en parte». Son, además, las que más tiempo consumen en un servicio real y las que un cliente nota cuando faltan.

Por eso la comparación correcta no es entre las dos cosas, sino entre problemas: hay problemas que solo resuelve una persona, problemas que resuelve mejor un sistema y problemas que no resuelve ninguno de los dos.

Los cuatro viajes que se pueden quitar de una mesa, y los que no se quitan

La versión útil de la pregunta

Empieza por identificar qué le pasa exactamente, porque la respuesta cambia por completo según cuál de los cinco sea el suyo.

Dos de las seis se resuelven con una persona y no con un programa. Una no se resuelve con ninguna de las dos. Y las tres restantes son donde tiene sentido mirar un sistema.

Si no sabe cuál es el suyo, cuéntelo: cinco servicios, un papel junto a la caja y una raya por cada cosa que pase. Es media hora de trabajo repartida y decide una inversión de varios miles de euros al año.

Cómo encontrar su cuello de botella con cinco servicios y un papel

Ponerle número a lo que pierde

Es la parte que casi nadie hace y la única que convierte esto en una decisión y no en una opinión. Se hace con sus cifras, que son las únicas que valen.

1. Durante cinco servicios, cuente las mesas de terraza que se levantan habiendo consumido una sola ronda.
2. Divida entre cinco: tiene la media por servicio.
3. Multiplique por lo que vale una segunda ronda en su casa. Use su precio real, no uno redondo.
4. Multiplique por los servicios que tiene al mes.
5. Ese es el dinero que está sobre la mesa. No es el que va a recuperar: es el máximo posible.

El paso cinco es importante y conviene no saltárselo. Ningún sistema recupera todo eso: una parte de esas mesas se iba a ir igual, y otra parte no va a usar el móvil. Quédese con una fracción y decida con ella.

Si ese número, aun partido por la mitad, no llega a cubrir la cuota, ya tiene la respuesta y no hace falta hablar con nadie. Y si lo cubre tres veces, también.

La misma cuenta vale para el otro lado: cuente los platos que esperan en el pase y cuánto tardan en salir. Si la respuesta es que salen fríos de forma sistemática, lo que necesita son manos.

Las horas flojas, en números

Es donde está casi toda la pérdida invisible de un local con terraza, y la que peor se ve porque no duele ningún día concreto.

La cuenta es sencilla: un bar abierto doce horas tiene dos de pico y diez de todo lo demás. En esas diez hay muchas mesas que consumen una sola cosa porque nadie pasó a preguntar, y el total del mes no se parece al de una tarde.

Y es donde un refuerzo de personal encaja peor: nadie contrata a alguien para cubrir diez horas de poca gente. Para eso está pensado un gasto fijo y pequeño, que es lo que es un sistema.

Por eso, cuando la cuenta sale a favor del sistema, casi siempre sale por aquí y no por el viernes. Merece la pena mirarlo antes de decidir con la imagen del sábado lleno en la cabeza.

Lo que cuesta una persona más

No vamos a darle una cifra, porque depende del convenio, de la comunidad, del tipo de contrato y de las horas, y un número inventado aquí le haría tomar una decisión mala.

Lo que sí se puede decir es qué hay que sumar para tener el suyo: el salario, la cotización que le corresponde al local, las horas de formación de las primeras semanas y el tiempo de quien enseña. Su gestoría le da el coste real por hora en cinco minutos.

Y hay dos cosas que casi nunca se cuentan y que en temporada pesan: la rotación —si entra gente nueva cada pocas semanas, la formación se paga varias veces— y que un refuerzo de fin de semana cuesta distinto que uno de jornada completa.

Cuando tenga su coste por hora, la comparación se vuelve concreta: un sistema cuesta lo mismo el mes entero; una persona cuesta por las horas que está. Son dos formas de gasto distintas y encajan en momentos distintos.

Lo que cuesta el sistema

Aquí sí podemos dar números porque son los nuestros. Se paga por punto de pedido: 50 € al mes con diez puntos incluidos y 5 € al mes por cada punto a partir del undécimo, sin comisión sobre su facturación.

Una terraza de doce mesas son 60 € al mes. Un chiringuito con treinta hamacas y una barra, 155 €. El mes en el que no hay ningún pedido pagado cuesta 0 €, y los puntos se cuentan por días.

A eso hay que sumarle lo que no aparece en ninguna factura: las horas de montar la carta, revisar los alérgenos y mantenerla diez minutos al día. Póngalas en euros, porque son reales y suelen superar la cuota del primer año.

Con esas dos cifras —la cuota y las horas— ya tiene el lado del sistema. El lado de la persona se lo da su gestoría. Y el problema lo ha contado usted en cinco servicios.

Las cuatro categorías de producto y qué se paga en cada una

La cuenta de un local concreto

Un bar con terraza de doce mesas, dos personas, abierto doce horas. El recuento de cinco servicios dice que se levantan cuatro mesas por servicio habiendo consumido una sola ronda, y que casi todas son de las horas de poca gente.

Cuatro mesas por servicio, por el precio real de una segunda ronda en esa casa, por los servicios del mes: ese es el máximo que está sobre la mesa. Partido por la mitad, porque ni todas usarán el móvil ni todas se iban a quedar, queda una cifra manejable.

Enfrente, la cuota de doce puntos de pedido, 60 € al mes, más las horas de montar la carta puestas en euros el primer año.

Y enfrente también la otra opción: un refuerzo para cubrir esas mismas horas flojas, que nadie contrata porque son diez horas al día de poca gente.

La cuenta sale casi siempre igual en este perfil, y no porque el sistema sea barato: porque la pérdida está repartida donde una persona no encaja.

El refuerzo de fin de semana

Es la otra mitad y tiene su propia lógica: un gasto variable que se enciende y se apaga con la ocupación, y que cubre exactamente lo que un sistema no puede hacer.

Lo que hay que decidir no es tanto si contratar como dónde poner a esa persona, y ahí casi todo el mundo se equivoca poniéndola a tomar nota. Si su recuento dice que el atasco está en el cobro, va a cobrar; si dice que está en las mesas sin recoger, va a montar.

Y hay un coste del refuerzo que casi nunca se suma: la formación. Si cada fin de semana entra alguien distinto, se paga la curva de aprendizaje todas las semanas, y quien lleva cuatro días hace el doble de viajes.

Un folio de diez minutos con el plano, las abreviaturas y las tres frases de la sala reduce eso de verdad. Es lo más barato de todo este artículo.

La única comparación que se puede hacer

Una vez que tiene los tres números, la comparación deja de ser entre personas y programas y pasa a ser entre dos formas de resolver un problema concreto que usted ha medido.

Si su problema es que nadie ve las mesas de la terraza en las horas flojas, un refuerzo de esas horas y un sistema hacen algo parecido, y ahí sí se pueden comparar en euros. Normalmente gana el sistema, porque el problema está repartido en muchas horas de poca gente.

Si su problema está concentrado en dos horas de un viernes, con platos esperando en el pase y mesas sin recoger, gana el refuerzo, porque lo que falta son manos durante un rato corto.

Y si su problema es que la cocina no da, no gana ninguno de los dos: gana recortar la carta durante el pico, que no cuesta nada.

La mezcla que suele ganar

En la mayoría de los locales con terraza, lo que funciona no es elegir: es repartir según la hora.

El sistema cubre las horas de poca gente, que es cuando no hay nadie que pueda salir y cuando se pierde la segunda ronda sin que nadie se entere. Son muchas horas al año y cada una pierde poco.

El refuerzo cubre las dos horas fuertes, que es cuando lo que falta son manos para llevar y recoger, y eso ningún programa lo hace.

Y las medidas gratuitas cubren el resto: la pasada fija, el orden de prioridades, el mueble de la terraza con lo que siempre se pide, y recortar la carta en el pico.

Dicho de otra forma: el sistema es un gasto fijo que cubre lo constante, y el refuerzo es un gasto variable que cubre lo puntual. Usar cada uno para lo del otro es lo que sale caro.

Lo gratuito, primero

Antes de decidir entre gastar en personas o gastar en programas, conviene agotar lo que no cuesta nada, porque suele quitar una parte del problema y cambia la cuenta.

• La pasada fija por la terraza cada diez minutos, aunque nadie llame, y llevando algo en la mano.
• El orden de prioridades acordado: servir, cobrar, tomar nota, recoger.
• Agrupar viajes por zona y no salir ni volver con las manos vacías.
• Un mueble en la terraza con lo que siempre se pide.
• Recortar la carta durante las dos horas fuertes.
• El agua y el pan al sentar, sin esperar a que los pidan.

Dos semanas con esas seis y volver a contar. Lo que quede después es el problema real, y es mucho más pequeño de lo que era al principio en la mayoría de los locales.

Es además la única forma de saber si lo que le falta es una herramienta o es organización. Comprar primero y organizar después suele acabar culpando a la herramienta de lo segundo.

Cuándo la respuesta es una persona

Tres casos claros, y en los tres un sistema puede seguir siendo útil pero no es la respuesta a la pregunta que se está haciendo.

Cuando hay platos montados esperando en el pase de forma sistemática. Eso es falta de manos para transportar, y el transporte no se puede quitar.

Cuando las mesas tardan más en recogerse que en ocuparse. En un local lleno, una mesa sucia es facturación parada, y una persona dedicada a recoger en el pico se paga sola.

Y cuando lo que vende su local es el trato: si el camarero explica los platos, recomienda y ajusta el menú a la mesa, esa conversación es el producto y quitarla es vender menos.

Cuándo la respuesta es el sistema

Cuando la pérdida está repartida en muchas horas de poca gente. Es el caso más frecuente y el más invisible: no duele ningún día y suma todos los meses.

Cuando hay distancia física: terraza grande, hamacas, mesas de fuera que no se ven desde dentro. Ahí cada atención cuesta el doble de tiempo y hay horas en que sencillamente no se puede.

Y cuando una parte de su clientela no habla español. Eso no se arregla contratando a nadie, salvo que contrate a alguien que hable cuatro idiomas y esté siempre.

En los tres casos, el gasto es fijo y pequeño frente a una nómina, y por eso la comparación sale clara. Pero ojo: solo si ha contado antes que esa pérdida existe.

Cuándo la respuesta es ninguna de las dos

Pasa más de lo que parece y conviene decirlo aunque sea lo contrario de lo que vendemos.

Si su cuello de botella es la cocina, ni manos ni programas: primero la cocina. Añadir pedidos a un pase que ya no da es hacer la pila más alta y empeorar los tiempos.

Si su local es pequeño, con la barra a la vista y clientela de siempre, no hay problema de acceso que resolver. Un sistema quedaría sin usar y una persona más quedaría sin trabajo que hacer.

Y si lo que le falta son clientes, ninguna de las dos cosas los trae. Es una obviedad y hay mucha gente que compra un sistema de pedidos esperando exactamente eso.

Gasto fijo y gasto variable

Es la diferencia que ordena esta decisión mejor que cualquier comparación de precios, y casi nunca se plantea así.

Un sistema es un gasto fijo: cuesta lo mismo un martes de noviembre que un sábado de agosto. Eso lo hace ideal para cubrir lo constante —las horas flojas repartidas por todo el año— y malo para cubrir puntas.

Una persona es un gasto variable: cuesta por las horas que está. Eso la hace ideal para las puntas y cara para cubrir diez horas de poca gente.

Dicho así, la mezcla deja de ser una componenda y pasa a ser lo lógico: fijo para lo constante, variable para lo puntual. Usar cada uno para lo del otro es lo que sale caro, y es lo que hace mucha gente.

En un negocio de temporada conviene además mirar qué hace ese gasto fijo cuando el local está cerrado. Si los meses sin actividad no se pagan, el fijo deja de comportarse como un fijo, y la cuenta del año cambia bastante.

El error de plantearlo como un recorte

Hay una forma de enfocar esta pregunta que sale mal siempre: comprar el sistema con la idea de reducir plantilla después.

Sale mal por dos motivos. El primero es mecánico: los trabajos que no se pueden quitar —llevar, recoger, atender— son los que más tiempo consumen, así que la reducción no cabe.

El segundo es humano y llega antes. En cuanto el equipo sospecha que el sistema viene a reducir personal, no se aceptan los pedidos, no se dice la frase en la sala y a las tres semanas alguien concluye que esto no funciona. Y tendrá razón, porque efectivamente no habrá funcionado.

Si esa duda existe en su casa, contéstela el primer día y de frente. Es más barato que cualquier otra cosa de este artículo.

La cuenta, de principio a fin

1. Cuente cinco servicios con el papel de las cuatro columnas y anote la hora de cada raya.
2. Identifique cuál de los seis problemas es el suyo. Normalmente son uno o dos.
3. Póngale euros: mesas perdidas por el precio real de lo que no consumieron.
4. Pida a su gestoría el coste por hora de una persona en su convenio.
5. Ponga la cuota del sistema para su número de puntos, más las horas de montaje en euros.
6. Compare, pero solo dentro del problema que ha identificado.
7. Y antes de decidir, pruebe lo gratuito: pasada fija, orden de prioridades y carta recortada en el pico.

El paso siete cambia bastantes decisiones. Dos semanas de medidas que no cuestan nada suelen quitar una parte del problema, y lo que queda después es lo que de verdad hay que resolver comprando o contratando.

Cinco formas de equivocarse en esta decisión

Las cinco se ven a menudo y las cinco cuestan dinero durante meses.

• Comprar un sistema con la idea de reducir plantilla después.
• Contratar sin saber dónde está el atasco, y poner a la persona a tomar nota.
• Decidir con la imagen del sábado lleno en la cabeza cuando la pérdida está en las tardes de martes.
• Comparar el precio del sistema con el de una persona, como si hicieran lo mismo.
• Comprar o contratar antes de probar dos semanas lo que no cuesta nada.

El quinto es el que más dinero ahorra y el que menos se hace, porque las medidas gratuitas no vienen con nadie que las venda.

Preguntas frecuentes

En resumen

No son alternativas: un sistema quita viajes en balde y una persona hace lo que no se puede quitar. La pregunta con respuesta es cuál de los seis problemas posibles tiene usted, y eso se cuenta en cinco servicios con un papel.

La mezcla que suele ganar reparte por horas: el sistema cubre lo constante de las horas flojas, el refuerzo cubre las dos horas fuertes, y las medidas gratuitas cubren el resto. Y si el atasco está en la cocina, primero la cocina.