¿Se pueden dejar propinas pagando con el móvil? Lo que cambia para el local

Cuando un local empieza a cobrar por el móvil, hay una pregunta que aparece siempre y casi nunca en el momento adecuado: ¿y las propinas? Suele llegar tarde, cuando alguien de sala se da cuenta de que el bote de la barra lleva dos semanas vacío.

Este artículo intenta contestar esa pregunta entera, y no solo la parte fácil. La parte fácil es sí, se pueden dejar. La parte que importa es de quién son, qué se retiene, qué cotiza, qué impuestos llevan y qué no se puede hacer en la pantalla aunque técnicamente se pueda programar.

Ojo. Esto no es asesoramiento jurídico ni fiscal. Es lo que hemos comprobado al construir la función, con las fuentes citadas para que su gestoría pueda verificarlo. Las decisiones sobre nómina y cotización las toma quien firma sus seguros sociales, no un artículo.

Lo primero, y no es legal: el efectivo desaparece

Antes de cualquier consideración jurídica hay una consecuencia práctica que conviene poner encima de la mesa, porque es la que genera conflictos reales en la plantilla.

El pago con el móvil reduce el efectivo que circula por el local, y las propinas en efectivo caen con él. Eso ocurre aunque el local no active ninguna función de propina digital: simplemente, el cliente que paga con el teléfono ya no tiene monedas en la mano al levantarse.

La diferencia entre un local donde esto se habla antes y uno donde se descubre después es enorme. En el primero se decide qué hacer; en el segundo, alguien de sala concluye que la dirección le ha quitado una parte de su ingreso, y tiene motivos para pensarlo.

Cómo saber que ha salido bien. Si va a empezar a cobrar por el móvil, hable de las propinas con el equipo antes del primer día, no después del primer mes. Es una conversación de diez minutos que evita una de las discusiones más ácidas que puede tener un local.

¿De quién son las propinas?

El Estatuto de los Trabajadores no regula la titularidad de las propinas. No hay un artículo que diga «las propinas son de la plantilla», y ahí empieza la confusión.

El punto de partida que se aplica es la voluntad de quien la deja. Un cliente que añade una propina no está pagando más por la comida: está entregando dinero al personal que le ha atendido. Cuando ese dinero entra por el datáfono del local, la empresa lo recibe, pero lo recibe para entregarlo, en una posición parecida a la de un depositario.

La consecuencia práctica: salvo que el convenio aplicable diga otra cosa, el establecimiento debe entregar las propinas al personal y no puede quedárselas. Y el convenio es provincial, no nacional.

Conviene saber. No existe un «convenio de hostelería de España». Lo que se aplica es el convenio provincial —el de Castellón, el de Valencia, el de Alicante, y así—, con remisión al acuerdo estatal en la parte funcional. De él dependen la titularidad, los posibles descuentos y el criterio de reparto. Compruebe el suyo antes de escribir una política.

Lo que cuesta de verdad una propina digital

Aquí está la parte que casi nadie cuenta, y es la razón principal por la que conviene leer este apartado con la gestoría delante.

Una propina que pasa por la empresa no es dinero que entra y sale intacto. Al pasar por nómina genera retención de IRPF y, con la posición prudente que recomendamos más abajo, cotización a la Seguridad Social. Sumando la cuota patronal, el coste efectivo de una propina para el empleador se acerca a un tercio por encima del importe de la propina.

Es decir: por cada cien euros de propinas que el local reparte, el coste para la empresa se acerca a ciento treinta. No es una opinión sobre si eso está bien o mal; es un número que hay que conocer antes de activar la función, no después de la primera liquidación.

IRPF: se retiene

La parte que recibe cada persona es rendimiento del trabajo conforme al artículo 17.1 de la Ley del IRPF. Cuando quien recibe el dinero y lo reparte es la empresa, aparece un pagador obligado a practicar retención.

La recomendación práctica es tratar las propinas como un concepto separado dentro del recibo de salarios, con su retención, en lugar de entregarlas al margen. El porcentaje concreto lo calcula la gestoría en función de la situación de cada persona; no es un número que pueda fijar el sistema, ni para una plantilla ni para ninguna.

Conviene saber. La consulta de la Dirección General de Tributos que se cita habitualmente en esta materia, la V3095-17, se refiere a un casino, donde funciona el régimen específico del «tronco de propinas». No es exactamente nuestro caso, y conviene saberlo: es el criterio administrativo más cercano, no uno dictado para la hostelería.

Cotización: el punto realmente discutido

Aquí no hay una respuesta cerrada, y quien se la dé sin matices no le está contando todo.

El argumento para no cotizar es el artículo 26 del Estatuto: define el salario como lo que abona el empresario, y el cliente no es el empresario. El argumento para cotizar es el artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social, que incluye en la base de cotización la totalidad de las percepciones recibidas «por razón del trabajo», y las propinas no figuran entre las exclusiones tasadas de su apartado segundo.

La doctrina judicial no es uniforme. Lo que sí es claro es que el riesgo no es simétrico: si se cotiza de más, se ha pagado de más; si se cotiza de menos y la Inspección discrepa, llegan las cuotas con recargo, intereses y posible sanción, y todo eso recae en el establecimiento.

Por eso la posición que recomendamos es la prudente: cotizar. No porque esté fuera de duda, sino porque el coste de equivocarse en un sentido es mucho mayor que en el otro.

Ojo. En materia de cotización no existe la consulta vinculante que sí existe en tributos. No hay forma de obtener una respuesta que ate a la Administración. Lo que sí puede hacerse es pedir criterio a la Tesorería General de la Seguridad Social y consultar a la comisión paritaria del convenio provincial: actuar conforme a un criterio pedido de buena fe no evita la liquidación, pero sí excluye la culpabilidad a efectos de sanción.

IVA: la propina no lo lleva, el cargo por servicio sí

Una propina voluntaria no forma parte de la base imponible del IVA, porque no es contraprestación del servicio prestado: el artículo 78.Uno de la Ley del IVA define la base como el importe total de la contraprestación, y la propina no lo es. La empresa la recibe como simple intermediaria entre clientes y personal.

Hay un matiz de redacción que importa más de lo que parece. En el documento que recibe el cliente, la línea de propina debe marcarse como «no sujeta», no como «exenta». No son sinónimos: exenta significa que la operación está dentro del impuesto pero liberada; no sujeta significa que nunca entró. Aquí es lo segundo.

Ojo. El cargo por servicio obligatorio es otra cosa completamente distinta. Si el local añade un porcentaje que el cliente no puede quitar, eso es precio: tributa al tipo del servicio de restauración, debe estar incluido en el precio final anunciado y no puede llamarse propina en ningún sitio. Un cargo obligatorio presentado como propina es un problema de consumo además de uno fiscal.

Lo que no se puede hacer en la pantalla

La pantalla de pago tiene reglas propias, y vienen del derecho de consumo. El artículo 60 bis del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios exige consentimiento expreso para cualquier pago adicional al principal, y prohíbe deducirlo de opciones marcadas por defecto.

• Ninguna opción de propina puede venir marcada de antemano. El estado inicial es sin propina.
• La opción «sin propina» debe tener la misma visibilidad que las demás: no más pequeña, no más gris, no escondida.
• Nada de textos que hagan sentir mal al cliente por no dejar propina.
• La pantalla debe decir con verdad a quién va la propina.
• Si se puede añadir propina después de confirmar el pedido, ese cargo necesita su propio consentimiento.

La cuarta línea tiene una consecuencia que va más allá del diseño. Si la pantalla dice que la propina es «para el equipo», descontar después la comisión del datáfono convierte esa frase en una práctica engañosa. Lo que se promete en la pantalla condiciona lo que se puede hacer con el dinero.

La comisión del datáfono no sale del bote

La propina llega a la cuenta del local junto con el importe del pedido, y por el conjunto se paga una comisión de adquirencia. La tentación de descontarla del bote es comprensible y, por defecto, no es correcta: el bote es la cantidad bruta y la comisión es un gasto de la empresa.

Descontarla solo sería defendible cumpliendo tres condiciones a la vez: una política escrita comunicada al personal antes de aplicarla y, en lo posible, acordada con su representación; un importe limitado al coste real y proporcional de la operación, sin redondeos a favor de la empresa; y coherencia con lo que se le dijo al cliente en la pantalla. Si falla una de las tres, no se sostiene.

Cómo se contabiliza

Lo recomendable es no pasar las propinas por ingresos. Se registran directamente como una obligación con el personal, en una cuenta de pasivo, y no como «ingreso más gasto».

Esto encaja con la resolución del ICAC de 10 de febrero de 2021, según la cual quien actúa como agente no reconoce como ingreso lo que recibe por cuenta ajena, y con la calificación de intermediario que se aplica a efectos de IVA. El efecto en el impuesto sobre sociedades es neutro en ambos casos.

Si su gestoría prefiere llevarlas por ingreso y gasto, hay una cautela: el reparto tiene que apoyarse en la relación laboral mediante una política escrita o una cláusula contractual. Sin ese apoyo, el gasto queda como una liberalidad y no es deducible.

Cómo está hecho en QuickOrder

La función viene desactivada. Las propinas en España no son obligatorias y una pantalla que las reclama estropea la impresión que deja el local, así que el establecimiento decide si las activa y con qué importes.

• El estado inicial de la pantalla es «sin propina», y ese botón tiene la misma prominencia que los porcentajes.
• Ningún porcentaje viene pulsado. El cliente puede escribir también un importe libre.
• La pantalla dice a quién va destinada la propina, con las palabras que el local haya decidido y que debe poder cumplir.
• El desglose se muestra antes de pagar: pedido, cargo por servicio si lo hay, propina y total.
• En el documento, la propina se marca como no sujeta y queda fuera de la base imponible.
• La propina solo se ofrece en el pago con tarjeta.

Lo que todavía no hacemos: repartir. Hoy el sistema cuenta las propinas y las muestra en el resumen del local, pero el reparto entre las personas del turno lo hace el establecimiento con su gestoría. El motivo es el apartado de cotización de más arriba: mientras el criterio no esté claro, preferimos no automatizar un reparto cuyas consecuencias recaen en el local.

Qué cambia en la sala cuando el cliente pide y paga desde la mesa

Quién paga de verdad las comisiones de una tarjeta, y por qué aparecen donde no se esperan

Si la pregunta es si es seguro pagar desde el móvil, está contestada aquí

Qué decirle al equipo, en concreto

La conversación que recomendábamos al principio funciona mejor si se lleva preparada. Cuatro puntos bastan y conviene que estén contestados antes de entrar en la sala.

• Qué va a pasar con el efectivo: va a bajar, y no es una decisión de la dirección sino un efecto del medio de pago.
• Si se activa la propina digital o no, y por qué.
• Cómo se reparte: entre quiénes, con qué criterio y cada cuánto.
• Cómo se paga: por nómina, como concepto separado, con retención. Esto sorprende y es mejor que sorprenda en la reunión y no en el recibo.

El cuarto punto es el que más ruido genera. Una propina en efectivo llegaba íntegra a la mano; la misma propina pasada por nómina llega con la retención descontada. Si esa diferencia se explica antes, es una regla del juego; si se descubre después, parece un recorte.

¿Y si prefiero dejarlas en efectivo?

Es una opción legítima y bastante común: no activar la propina digital y dejar que quien quiera dejar algo lo deje en el bote de la barra.

Tiene una ventaja evidente, que es no abrir ninguno de los asuntos de nómina y cotización de este artículo, porque el dinero no pasa por la empresa. Y tiene un coste real: con pago por móvil, el cliente que se levanta ya no lleva monedas, y el bote se queda vacío aunque el cliente hubiera dejado algo.

No hay una respuesta buena para todos los locales. Lo que no funciona es no decidir: dejar la función desactivada sin hablarlo equivale a decidir que las propinas desaparezcan, solo que sin decírselo a nadie.

Conviene saber. Si el establecimiento es un autónomo que trabaja solo, sin personal, casi nada de este artículo aplica: no hay reparto, no hay nómina y no hay cotización de terceros. Lo que sí sigue aplicando son las reglas de la pantalla, que son de consumo, y el tratamiento del IVA.

Qué decidir antes de activarlo

1. Mire qué dice su convenio provincial sobre propinas. Es lo primero y condiciona todo lo demás.
2. Decida con su gestoría cómo se tratan: concepto en nómina, retención y posición sobre cotización.
3. Escriba el criterio de reparto y comuníquelo al equipo antes de aplicarlo, no después.
4. Decida qué va a decir la pantalla sobre el destino de la propina, y asegúrese de que es verdad.
5. No descuente la comisión del datáfono salvo que se cumplan las tres condiciones del apartado anterior.
6. Guarde los registros del reparto. Cuatro años es el mínimo por prescripción; seis es lo recomendable por la conservación de documentación contable.

Resumiendo lo que importa: activar las propinas por el móvil es sencillo, y todo lo demás no lo es. Merece la pena pasar una vez por esta lista con la gestoría antes de encender la función, porque las tres decisiones que se toman al principio —qué dice la pantalla, cómo se reparte y cómo se declara— son las que después resultan difíciles de cambiar.