Cómo colocar los códigos QR en las mesas

El sitio correcto es aquel donde el código se ve al sentarse, sin mover nada y sin buscar. Suena obvio y es la causa número uno de que un sistema de pedidos se use la mitad de lo que podría: el soporte acaba detrás del servilletero, o en el centro de una mesa que se llena de platos a los diez minutos.

Esta es la parte barata de todo el asunto y la que más resultado da por euro gastado. Un soporte cuesta poco; reimprimir treinta porque se han decolorado al sol cuesta una tarde y un disgusto. Aquí están el tamaño, el sitio, el material, lo que hay que escribir al lado y las siete cosas que conviene no hacer.

La prueba de sentarse

Antes de comprar nada: siéntese en una de sus mesas como se sienta un cliente, con la mesa puesta como está a esa hora, y mire al frente. Si no ve el código sin inclinarse ni apartar nada, el sitio está mal, y da igual lo bueno que sea el sistema que hay detrás.

Hágalo tres veces: con la mesa vacía, con la mesa servida y con la mesa llena de platos al final de la comida. Los tres momentos importan, porque la segunda consumición se pide en el tercero, que es justo cuando el soporte ha desaparecido debajo de una fuente.

Y hágalo de noche, con la luz que tiene realmente el local a esa hora. Un código que se lee perfectamente a mediodía puede no leerse con dos velas y una lámpara de pie, y esa es una hora en la que se pide bastante.

Cómo saber que ha salido bien. Está bien colocado si tres personas distintas, sentándose sin que nadie les diga nada, lo ven en los primeros segundos. Pruébelo con gente de la casa que no haya participado en la colocación.

Cómo se genera el código y qué hay que preparar antes

Qué tamaño necesita

Hay una regla práctica que funciona y que puede comprobar usted mismo en dos minutos: el lado del código debe medir aproximadamente la décima parte de la distancia desde la que se va a escanear.

En la mesa, el error habitual es al revés de lo que se piensa: no es que los códigos sean demasiado grandes, es que las tarjetas bonitas llevan un código de dos centímetros rodeado de mucho blanco y mucho texto. Para el móvil, lo que cuenta es el cuadradito, no la tarjeta.

Y hay un margen que no se puede quitar: el borde blanco alrededor del código. Es parte del código, no decoración, y recortarlo para que quepa en un soporte pequeño es la forma más rápida de que deje de leerse en móviles viejos.

Dónde exactamente, dentro de la mesa

Tres sitios habituales y uno que funciona mejor que los otros dos.

El centro de la mesa es el más elegido y el peor en mesas que se llenan: a media comida está debajo de una fuente. Funciona bien en mesas de terraza donde solo hay bebida, y mal en mesas de restaurante.

El borde, junto a la pared o al lateral, es el que mejor aguanta el servicio, porque es la zona donde no se pone comida. Su inconveniente es que en una mesa de cuatro queda lejos de dos de los comensales, lo que se arregla con dos soportes.

Pegado a la mesa, plano, tiene la ventaja de que no se cae, no se lo llevan y no estorba. Y tiene el inconveniente de que hay que mirar hacia abajo para verlo, así que funciona si está en la esquina donde ya se mira, y no en el centro.

Lo que casi siempre acaba ganando en un bar con terraza es el soporte vertical en el borde, junto al servilletero pero delante de él, nunca detrás. Ese «delante» es literalmente la diferencia entre que se vea y que no.

Qué soporte elegir

El grabado en la madera es tentador porque queda bonito y no se rompe nunca. Piénselo dos veces: cuando cambie de proveedor, de dirección o de numeración, tendrá treinta mesas con un código que ya no sirve y que no se puede despegar.

Por eso la regla general es preferir lo que se puede sustituir. Todo esto va a cambiar al menos una vez, y lo que se cambia fácil sale barato.

Conviene saber. Si lo imprime plastificado, elija acabado mate y no brillante. El brillo refleja el sol y las lámparas, y un reflejo encima del código impide leerlo por completo. Es el fallo más frecuente en terrazas soleadas y no se descubre hasta que llega el verano.

Terraza, sol y lluvia

Fuera todo dura menos, y tres cosas lo estropean: el sol, el agua y el viento.

El sol descolora la tinta. Un código impreso en papel corriente y plastificado pierde contraste en unos meses de verano al sur, y cuando el negro se vuelve gris el móvil deja de leerlo con luz fuerte. Si la terraza está a pleno sol, cuente con reponer al menos una vez por temporada.

El agua no es solo la lluvia: es la bayeta que pasa por la mesa veinte veces al día. Un adhesivo sin plastificar se levanta por las esquinas en dos semanas, y por ahí entra el agua.

El viento se lleva los soportes verticales ligeros. Hay dos soluciones y ninguna es cara: peso en la base, o adhesivo plano en lugar de soporte. En un chiringuito con levante, la segunda gana siempre.

Y una que se olvida: el hueco de la sombrilla. En muchas terrazas el centro de la mesa está ocupado por el palo del quitasol, así que el «centro de la mesa» de los folletos no existe. Mírelo antes de comprar treinta soportes centrales.

El número tiene que leerlo también una persona

El código identifica la mesa para el sistema. El número identifica la mesa para las personas, y hace falta igual: el cliente dice «estoy en la ocho» por teléfono, el camarero busca la ocho con cuatro platos en el brazo, y quien reparte por la mañana coloca cada soporte en su sitio.

Así que el número va impreso, grande y legible, en el mismo soporte. No dentro del código: al lado. Un soporte sin número escrito parece más limpio y convierte cada reposición en una adivinanza.

Sobre cómo numerar, lo que funciona es un prefijo por zona y un número corto: T1 a T12 para terraza, S1 a S20 para salón, H1 a H40 para hamacas. Lo que no funciona es del uno al sesenta seguido, porque el día que añada cuatro mesas en mayo no habrá dónde meterlas sin renumerar media terraza.

Y conviene que el número del soporte coincida con el número que usa el equipo de viva voz. Si en la casa la mesa del rincón se llama «la del rincón» y en el sistema es la T7, va a haber dos idiomas en el mismo servicio.

Chiringuito, hamacas y arena

La playa es el sitio donde esto más rinde y donde más rápido se estropea, así que merece sus propias reglas.

El sol de julio a mediodía es el enemigo principal, y no solo por descolorar: el reflejo sobre una superficie brillante hace ilegible el código justo a la hora de más trabajo. Mate, siempre, y a ser posible en una superficie vertical o inclinada, no plana boca arriba.

El sitio que mejor funciona en una hamaca no es la hamaca: es el palo de la sombrilla, a la altura de la vista de alguien tumbado, o la mesita auxiliar si la hay. La hamaca se mueve, se dobla y se guarda; la sombrilla suele quedarse.

La numeración necesita más cuidado que en una terraza porque las filas cambian con la temporada. Prefijo por fila y número corto, y un plano en la barra con la distribución: sin plano, el camarero nuevo de julio tarda un cuarto de hora en encontrar la H27.

Y dos detalles de arena: las manos mojadas y la crema solar. Un soporte que se manosea con crema se vuelve opaco en una semana, y eso también impide leer. Es otra razón para que el código esté a la vista pero fuera del alcance de la mano.

Qué hay detrás del código: carta o pedido directo

Qué escribir al lado del código

Esta parte decide más escaneos que el tamaño, y casi nadie le dedica tiempo. La frase que acompaña al cuadradito es lo que le dice al cliente qué va a pasar si lo escanea.

Si su sistema recoge pedidos, dígalo: «Pida y pague desde aquí» informa, «Carta» no. El cliente que lee «carta» escanea, mira los platos y espera a que venga alguien, que es exactamente lo que usted quería evitar.

Añada el número de la mesa y, si su clientela lo pide, la misma frase en un segundo idioma. Dos idiomas caben; cuatro convierten la tarjeta en un prospecto que nadie lee.

Lo que no hace falta es explicar cómo se escanea un código. Quien no sabe hacerlo no va a aprenderlo leyendo una tarjeta, y para esa persona la solución es el camarero y la carta de papel, que siguen existiendo.

¿Uno o dos por mesa?

Uno basta en mesas de dos y de cuatro. En mesas de seis o más, dos, uno en cada extremo: si hay uno solo, los que están lejos no lo ven y acaban pidiendo de viva voz, que es justo la mesa donde más ayuda pedir por el móvil.

En la barra, lo que funciona es uno cada dos o tres taburetes, pegado plano al mostrador. Y en las mesas altas de pie, uno por mesa, porque ahí nadie deja el móvil en la mesa y todo se hace de pie y deprisa.

Hay un sitio más que casi nadie usa y que rinde: la fila de espera. Quien espera mesa tiene el móvil en la mano y tiempo de sobra, y es el mejor momento del día para que lea su carta.

Cómo se monta todo esto en un chiringuito con hamacas

La barra, que tiene sus propias reglas

En la barra casi nadie pone códigos y suele ser un error, porque ahí hay dos situaciones muy distintas y las dos se benefician.

La primera es quien se sienta a comer en la barra, que en muchos bares es media clientela del mediodía. Necesita lo mismo que una mesa: ver la carta, ver los alérgenos y, si el local lo permite, pedir sin esperar a que el camarero termine de servir a otros tres.

La segunda es quien está de pie esperando para pedir. Ahí el código no sustituye a nadie: adelanta trabajo, porque llega a la barra sabiendo lo que quiere en lugar de decidirlo delante del camarero con cola detrás.

Lo que funciona es adhesivo plano en el mostrador, uno cada dos o tres taburetes, y otro vertical en la zona donde se espera. El mostrador se limpia constantemente, así que el soporte de pie dura poco y estorba más.

Y una advertencia sobre la barra que no es de colocación: si su sistema identifica el punto de pedido, la barra necesita el suyo, distinto de las mesas. Si no, los pedidos de la barra entrarán como si fueran de la mesa uno, y alguien va a servirlos donde no era.

Los otros sitios donde conviene ponerlo

• En el escaparate o la puerta, hacia fuera: quien pasa mira la carta desde la calle y decide entrar.
• En la pizarra de la terraza, para quien está de pie decidiendo.
• En el mostrador, para los pedidos para llevar y la recogida.
• En la carta de papel, en la última página: quien la tiene en la mano puede pasarse al móvil para la segunda ronda.
• En el ticket o la cuenta, si hace pedidos para llevar: es el momento en que el cliente sabe que va a volver.

Ojo con una diferencia importante: si su sistema recoge pedidos, los códigos de fuera de la mesa no pueden ser el mismo que el de una mesa concreta, o los pedidos de la calle entrarán como si fueran de esa mesa. Pregunte cómo se resuelve eso antes de pegar nada en el escaparate.

Antes de colocar nada: si a su local le compensa o no

Siete cosas que conviene no hacer

• Ponerlo debajo del cristal de la mesa. El reflejo del cristal lo mata a determinadas horas.
• Imprimirlo sobre un fondo de color o una foto. El móvil necesita contraste: negro sobre blanco, y punto.
• Meter un logotipo grande en el centro. Un logotipo pequeño suele tolerarse; uno grande rompe el código en los móviles viejos.
• Recortar el borde blanco para que quepa en el soporte.
• Invertir los colores, blanco sobre negro. Muchas cámaras no lo leen.
• Ponerlo en el mantel o en un salvamanteles de papel que se cambia cada servicio.
• Ponerlo solo en la carta de papel, si la carta se la lleva el camarero al tomar nota.

Las tres primeras son las que más veces hemos visto, y las tres vienen del mismo sitio: alguien quiso que quedara bonito. Un código es una herramienta de lectura, no un elemento de diseño, y se le nota enseguida cuando se le pide lo segundo.

Quien no ve bien y quien no llega

Un código en la mesa da por supuestas dos cosas: que se ve y que se alcanza. Las dos fallan más a menudo de lo que parece, y las soluciones son baratas.

Que se ve: el número de la mesa y la frase de al lado conviene imprimirlos en un cuerpo grande y en negro sobre blanco, no en gris claro ni en un tipo de letra fino. Es la parte que lee una persona, no una cámara, y es la que más veces se sacrifica por estética.

Que se alcanza: un soporte en el centro de una mesa grande queda lejos de quien está en un extremo, y una persona en silla de ruedas puede no llegar a un cartel colgado en la pared. Dos soportes por mesa grande y una altura razonable resuelven casi todos los casos.

Y la solución que nunca falla, la de siempre: que haya una carta de papel y alguien dispuesto a traerla sin poner cara. No es un parche, es parte del servicio, y hay clientes para los que va a ser la única forma.

Pruebas antes de imprimir cien

Media hora aquí ahorra una tirada entera. El orden que funciona es este:

1. Imprima dos soportes, no treinta.
2. Pruébelos con tres móviles distintos, y que uno sea viejo. El del comercial no cuenta.
3. Pruébelos en la mesa más lejana y más incómoda del local, no en la barra.
4. Pruébelos a pleno sol y de noche con la luz real del local.
5. Moje la mesa y pásele la bayeta diez veces. Mire cómo queda el soporte.
6. Siéntese y compruebe que se ve con la mesa llena de platos.
7. Solo entonces, imprima el resto y dos o tres de más por zona.

El paso dos es el que más fallos descubre. Los móviles de hace cinco o seis años leen peor, y en una clientela normal hay bastantes: si el código funciona en uno de esos, funciona en todos.

Y los de más del paso siete no son un capricho: se pierden, se rompen y se los llevan. Reponer uno suelto cuesta más trabajo que haber pedido tres de sobra.

Imprimirlos en casa o encargarlos fuera

Las dos cosas valen y la diferencia no está en la calidad de la impresión, que hoy sobra en cualquier sitio. Está en el acabado y en la constancia.

En casa sale bien para probar y para reponer uno suelto un martes. Con una impresora normal y papel algo grueso, un código de cuatro centímetros se lee perfectamente. Lo que no consigue una impresora de oficina es el acabado que aguanta bayeta y sol.

Encargarlo fuera compensa cuando son treinta o más, porque el precio por unidad baja mucho y porque viene plastificado mate de fábrica. Pida siempre unos cuantos de más: reponer una tirada pequeña cuesta casi lo mismo que la grande.

Lo que hay que enviar a la imprenta importa más que dónde se imprima: si puede, mande el código en formato vectorial, y si solo tiene una imagen, que sea grande. Una imagen pequeña ampliada sale con los bordes blandos, y los bordes blandos son exactamente lo que impide leerlo en un móvil viejo.

Conviene saber. Guarde el archivo original de cada código con el número de mesa en el nombre. Dentro de seis meses, cuando haya que reponer el de la mesa nueve, va a ahorrarse media tarde.

Las cuatro veces que hay que reimprimirlo todo

Es el gasto que nadie prevé y el que más fastidia, porque llega cuando ya estaba todo funcionando. Conviene conocerlo antes de elegir soporte, porque de eso depende que sea una tarde o un fin de semana.

• Cambio de proveedor: si las direcciones son otras, los códigos viejos dejan de valer.
• Cambio de numeración: reformar la sala, añadir una fila de terraza o unificar zonas.
• Cambio de nombre o de dirección del local, si el código la lleva escrita.
• Desgaste acumulado, que en una terraza al sur llega cada temporada.

Las dos primeras se evitan en parte preguntando algo concreto antes de firmar: si el código apunta a una dirección estable que no cambia aunque cambie la carta. Un código que apunta a un archivo o a una dirección temporal está condenado desde el primer día.

La segunda se evita pensando la numeración con margen: prefijo por zona y hueco para crecer. Cuesta cinco minutos y ahorra la reimpresión más tonta de las cuatro.

Y por eso insistimos en no grabar los códigos en la madera de las mesas. Queda muy bien y convierte cualquiera de estos cuatro casos en un problema de carpintería.

La pegatina falsa encima de su código: el único riesgo que depende de usted

El desgaste, que llega siempre

Los soportes envejecen y el local deja de verlo, porque los ve todos los días. Al cabo de unos meses hay tres o cuatro que no se leen y nadie lo sabe, porque el cliente que no consigue escanear no se queja: levanta la mano y pide como siempre.

El remedio es una revisión corta una vez al mes: recorrer las mesas con un móvil y escanear todas. Diez minutos. Es la única forma de enterarse, porque esta avería no genera ninguna queja.

Y conviene que esa revisión tenga dueño. Como todas las tareas de este tipo, si es de todos no la hace nadie, y se descubre en agosto que media terraza lleva desde junio sin funcionar.

El primer día

La colocación no termina cuando están puestos. El primer servicio enseña más que toda la planificación anterior, y conviene mirarlo con atención en lugar de esperar resultados.

1. Quédese en la sala una hora y mire cuántas mesas lo ven solas, sin que nadie diga nada.
2. Fíjese en las que lo buscan y no lo encuentran: ese soporte está mal puesto y se arregla en ese momento.
3. Pregunte al equipo al terminar qué les ha estorbado. La lista del primer día es la que ajusta la colocación.
4. Mueva dos o tres soportes ese mismo día. No espere a la semana que viene.
5. Repita la observación de noche, que es otro local distinto.

Y una cosa que no es de colocación y decide el resultado igual: la frase que se dice al sentar a la mesa. Sin ella, un soporte perfectamente colocado sigue siendo un objeto que nadie sabe para qué sirve.

Basta una, la misma para todos: «puede pedir desde el código de la mesa, y si prefiere, le traigo la carta». Escríbala en un folio dentro del armario de la barra, porque en temporada entra gente nueva cada pocas semanas.

El cliente que se cambia de mesa

Es la causa número uno de pedidos servidos en el sitio equivocado en una terraza, y no la arregla ninguna colocación ni ningún sistema. La gente se cambia porque llega el sol, porque se libera una mesa mejor o porque se juntan con alguien.

Lo único que funciona es una frase del equipo al ver a alguien moverse: «le llevo lo que tenga pedido a la mesa nueva». Dicha a tiempo, resuelve el caso entero.

Y una segunda, para el cliente que ya se ha movido y quiere pedir más: que escanee el código de la mesa nueva. Es evidente para quien conoce el sistema y no lo es en absoluto para quien lo usa por primera vez.

Preguntas frecuentes

En resumen

Se ve al sentarse o no sirve. Cuatro centímetros de lado, negro sobre blanco, con su borde blanco entero y el número de la mesa impreso al lado. Delante del servilletero, nunca detrás. Mate, no brillante. Dos soportes en las mesas grandes.

Y antes de imprimir cien, imprima dos y pruébelos con un móvil viejo, a pleno sol y con la mesa llena de platos. Es media hora de trabajo y es la diferencia entre un sistema que se usa y un cuadradito que decora la terraza.