Cómo hacer una carta QR paso a paso (y qué no hace un código QR por sí solo)

Montar una carta con código QR lleva una tarde y no requiere que usted sepa nada de informática. Esta guía la recorre entera: qué hay que decidir antes de tocar nada, cómo se prepara la carta para que se lea en un móvil, cómo se genera un código que no falle dentro de seis meses, qué tamaño necesita, dónde se coloca y cómo se comprueba que funciona de verdad.

La segunda mitad trata de otra cosa: de lo que un código QR no hace por sí solo. No para desanimarle, sino porque casi todos los disgustos con las cartas digitales vienen de esperar del código cosas que el código nunca prometió. Un código lleva a una dirección. Lo que pase en esa dirección lo decide usted, y ahí es donde se separan la carta que funciona un verano y la que funciona tres.

Escribimos esto desde una plataforma de cartas digitales de pago, así que léalo con esa advertencia delante. Hemos procurado que la parte de la instrucción sirva aunque usted no nos contrate nunca: los pasos son los mismos con nuestras herramientas y sin ellas.

¿Qué es un código QR y por qué funciona incluso rayado?

Un código QR es una forma de escribir texto con cuadraditos blancos y negros. Cada cuadradito es un bit, el texto suele ser una dirección de internet, y el formato es un estándar público desde hace treinta años: nadie cobra por usarlo y nadie puede dejar de permitirlo. Por eso generar uno no cuesta nada y nunca costará nada.

Los tres cuadrados grandes de las esquinas no son decoración: son las marcas que el teléfono busca primero. Con esas tres referencias calcula dónde está el código, en qué ángulo y a qué distancia, y por eso se puede leer torcido, de lado o desde arriba. La cuarta esquina lleva una marca más pequeña que sirve para corregir la deformación cuando el papel no está plano.

La capacidad de leerse dañado viene de un sistema de corrección de errores que reparte información redundante por todo el código. Esa redundancia tiene cuatro niveles, y los generadores suelen llamarlos L, M, Q y H: permiten recuperar la lectura con aproximadamente un siete, quince, veinticinco y treinta por ciento de la superficie tapada o estropeada. Es lo que hace que un código con una mancha de aceite siga funcionando.

Y hay un tercer dato que conviene conocer porque afecta a lo que usted va a imprimir: cuanto más largo es el texto guardado, más cuadraditos hacen falta y más pequeños quedan a igualdad de tamaño impreso. Una dirección corta produce un código de cuadros grandes que se lee de lejos y con teléfonos viejos; una dirección con setenta caracteres de parámetros produce una maraña que falla en cuanto la luz no es perfecta.

Antes de generar nada: ¿a dónde va a apuntar su código?

Esta es la única decisión de la que luego no se puede volver sin reimprimir. Un código QR guarda una dirección de internet, y esa dirección quedará escrita en cuarenta soportes pegados a cuarenta mesas. Decidirla bien al principio cuesta diez minutos; decidirla mal cuesta una tarde de rascar pegatinas en plena temporada.

Hay tres destinos posibles y conviene elegir con la cabeza fría cuál de ellos va a existir dentro de tres años.

• Una dirección de su propio dominio, del tipo sudominio.es/carta. Es la opción que no caduca nunca y la única que le permite cambiar de sistema sin tocar los soportes impresos.
• Una dirección de un servicio de almacenamiento, del tipo enlace público a un archivo en la nube. Funciona, y depende de que ese servicio no cambie la forma de sus enlaces.
• Una dirección del proveedor de la carta digital, del tipo proveedor.com/sulocal. Es la más cómoda de montar y la que le ata: el día que cambie de proveedor, cambia la dirección.

Si tiene dominio propio, aunque sea uno que solo use para el correo, úselo. Si no lo tiene, un dominio cuesta al año lo que dos raciones y le resuelve este problema para siempre. Es el consejo más rentable de toda esta guía, y no nos beneficia en nada.

Ojo. Decida también quién guarda las contraseñas de ese dominio y de la cuenta donde estará la carta. El escenario que hemos visto más veces no es un fallo técnico: es el sobrino que lo montó todo y ya no coge el teléfono.

¿Qué puede haber detrás del código? Cinco opciones, de menos a más

El código es siempre el mismo trabajo. Lo que cambia todo es qué hay al otro lado, y las opciones reales son cinco. Vale la pena verlas juntas antes de elegir, porque el salto de esfuerzo entre una y otra no es proporcional al salto de resultado.

La primera opción la descartamos aquí de forma explícita, aunque sea la más rápida. Una foto de una hoja es una imagen: no se puede ampliar sin que se pixele, no la lee un lector de pantalla, pesa mucho y envejece mal. Se ve a menudo y siempre da la misma impresión al cliente, que es la de un local que resolvió el asunto en un semáforo.

El salto interesante no es del PDF a la plataforma: es del PDF a cualquier cosa que se adapte a la pantalla. Una página web sencilla con el texto corrido resuelve la mitad de los problemas de esta guía y no cuesta una cuota mensual. Si tiene a alguien que sepa hacerla, empiece por ahí.

Paso 1: prepare una carta que se lea en un móvil

La carta que va detrás del código no es la carta de papel escaneada. Es otro documento, pensado para una pantalla estrecha que se sostiene con una mano, a veces con sol de cara. Si se salta este paso, el resto de la guía no le servirá de nada: el código funcionará y la carta seguirá sin leerse.

Tres reglas bastan para el noventa por ciento de los casos. La primera: una columna, siempre. Nada de dos columnas ni de tablas anchas, porque en un móvil obligan a ampliar y arrastrar. La segunda: el precio pegado al nombre del plato, en la misma línea o justo debajo, nunca alineado al borde derecho de una hoja. La tercera: las categorías cortas y arriba, para que se pueda saltar a las bebidas sin recorrer los postres.

Sobre el formato del archivo hay una decisión que marca más diferencia que cualquier otra: PDF o página web. El PDF es más fácil de hacer si usted ya tiene la carta en un procesador de textos, y es el que peor se lee en un teléfono, porque conserva el tamaño de la hoja. Una página web sencilla se adapta sola a cualquier pantalla, pesa mucho menos y funciona con lector de pantalla para quien no ve bien.

Si va a quedarse con el PDF, hay una forma de mejorarlo bastante sin cambiar de herramienta: cambie el tamaño de página de A4 a algo estrecho y alto, del orden de diez centímetros de ancho por veinticinco de alto, y componga la carta ahí. El archivo resultante se parece a una pantalla de móvil en lugar de a una hoja, y se lee sin ampliar. Es un truco viejo y funciona.

Cómo saber que ha salido bien. Envíese el archivo a su propio móvil por mensajería y ábralo de pie, en la terraza, a la hora en que da el sol. Si tiene que ampliar para leer un precio, no está lista.

Cómo se organiza una carta para que el pedido sea fácil, paso a paso

Cómo se escribe una carta que se entienda en una pantalla

La carta de papel se lee de un vistazo entero; la de móvil se lee por trozos, deslizando. Eso cambia cómo hay que escribirla, y son cuatro decisiones concretas.

El nombre del plato, primero y corto. En el móvil, lo que va al principio de la línea es lo único que se lee al deslizar rápido. «Arroz meloso de pulpo» funciona; «Nuestro arroz meloso elaborado con pulpo de la lonja» obliga a leer seis palabras antes de saber de qué se trata.

La descripción, una línea y con ingredientes de verdad. Su función no es vender, es evitar la pregunta. Si un plato lleva algo que sorprende, sea picante, anchoa, cilantro o queso azul, va en la descripción; si no lleva nada llamativo, la descripción sobra. Una carta donde todos los platos tienen tres líneas de literatura se lee peor que una donde solo la tienen los que lo necesitan.

El orden de las categorías, pensado para el que llega con hambre y sin paciencia. Lo que más se pide, arriba. Las bebidas al final o en su propio apartado, según el local: en un bar de copas las bebidas van primero y la comida después, y ver la carta ordenada como un restaurante es una señal de que nadie la pensó.

Y los precios, sin trucos tipográficos. En el móvil no hay columna de precios alineada a la derecha: el precio va pegado al plato. Quitar el símbolo del euro o poner el precio en letra pequeña son costumbres de carta impresa que en pantalla solo consiguen que el cliente tenga que buscar.

Cómo saber que ha salido bien. Lea su carta en el móvil deslizando deprisa, como si buscara algo concreto. Si para saber qué es un plato tiene que pararse a leerlo entero, el nombre está mal puesto.

¿Cuántas fotos poner y cómo prepararlas?

Las fotos venden y pesan. La regla que mejor funciona es no fotografiar toda la carta, sino los platos que cuestan de explicar y los que quiere vender más. Diez fotos buenas hacen más que cuarenta mediocres, y cuarenta fotos mediocres hacen daño: una carta llena de fotos con luz de fluorescente da la impresión de comida peor de la que sale de su cocina.

Sobre el tamaño del archivo, la parte técnica es corta y decisiva. Mil doscientos píxeles de ancho es de sobra para cualquier móvil. Una foto salida de una cámara moderna tiene cuatro o cinco veces eso y pesa diez veces más; veinte fotos así son varios megabytes que hay que descargar en una terraza llena, con la red saturada, y medio minuto de pantalla en blanco es más de lo que la gente espera.

Si va a hacerlas usted, tres consejos que valen más que cualquier equipo: luz de ventana y nunca flash; el plato recién salido, no el de la foto de después del servicio; y siempre el mismo encuadre y la misma altura para toda la carta, porque la mezcla de picados y primeros planos es lo que hace que un conjunto de fotos correctas parezca descuidado.

Ojo. Una foto que no corresponde con lo que se sirve es peor que ninguna foto. Si el plato ha cambiado de guarnición, cambie la foto o quítela: la reclamación por diferencia entre la foto y el plato es de las pocas que el cliente hace con el móvil en la mano.

Qué tiene que llevar la carta que hay detrás del código

Paso 2: publique la carta en una dirección que no vaya a cambiar

Una vez que el documento está listo, hay que ponerlo donde el móvil del cliente pueda descargarlo. Aquí el criterio no es la comodidad, es la estabilidad del enlace: el enlace tiene que seguir funcionando cuando usted suba la carta de invierno.

El error clásico es subir cada versión como un archivo nuevo. Carta-2026-verano.pdf, luego carta-2026-septiembre.pdf, luego carta-nueva-definitiva.pdf. Cada uno tiene un enlace distinto, y el código impreso sigue apuntando al primero. Al cabo de un año, el código de las mesas lleva a la carta del año pasado y nadie lo ha notado porque el encargado siempre abre el enlace nuevo.

La forma correcta es tener siempre el mismo nombre de archivo y sustituirlo. El enlace no cambia, el contenido sí. Si su servicio de almacenamiento no permite sustituir conservando el enlace, ese servicio no sirve para esto.

Hay un segundo detalle que solo aparece después: la copia guardada. Los navegadores y los visores de la nube conservan una copia del archivo para no descargarlo dos veces, así que un cliente que estuvo la semana pasada puede seguir viendo la carta antigua durante horas o días después de que usted la haya cambiado. No hay aviso de que eso ocurra. Si sus precios se mueven a menudo, el PDF va a darle problemas por esta vía y no hay truco que lo evite del todo.

Quien no ve bien también pide: la parte que casi nadie mira

Una parte de sus clientes no lee la carta como usted: con presbicia a partir de cierta edad, con poca visión, o directamente con el teléfono leyéndosela en voz alta. Esa parte crece cada año y es la que más agradece que las cosas estén bien hechas, porque está acostumbrada a que no lo estén.

La regla técnica más importante es la que más se incumple: el texto tiene que ser texto, no una imagen de texto. Una foto de la carta o un PDF hecho de imágenes escaneadas no se puede ampliar sin que se emborrone y no lo puede leer en voz alta el teléfono. Un PDF hecho desde un procesador de textos sí, y una página web mucho mejor.

Las otras tres son sencillas. Contraste alto: gris claro sobre blanco queda elegante en pantalla de ordenador y desaparece al sol. Tamaño de letra que se pueda ampliar con los dedos, cosa que algunos PDF bloquean. Y nada de información que dependa solo del color: si los platos veganos se marcan con un punto verde y nada más, quien no distingue el verde se queda sin saberlo. El punto verde, además, con una palabra al lado.

En el caso de los alérgenos esto deja de ser cortesía. Una tabla de iconos sin texto alternativo es ilegible para quien usa lector de pantalla, y es precisamente la persona que más necesita esa información. Si va a usar iconos, que cada uno lleve su palabra escrita al lado.

Paso 3: genere el código, y genérelo estático

Generar el código es lo más fácil de todo el proceso y donde más se falla, porque casi todos los generadores gratuitos entregan por defecto el tipo de código que a ellos les conviene y no el que a usted le conviene.

Un código estático lleva la dirección escrita dentro de los cuadraditos. Va directo, no depende de nadie y no caduca nunca: funcionará aunque la página donde lo generó desaparezca mañana. Un código dinámico lleva dentro una dirección corta del generador, que redirige a la suya. Se puede cambiar sin reimprimir, y a cambio pone su carta en manos de una empresa que puede cerrar, limitar su plan gratuito o empezar a cobrar por editar.

Para una carta cuya dirección usted ya controla, el dinámico no aporta nada y añade un punto de fallo. Genere estático.

Cómo saber que ha salido bien. Compruébelo antes de imprimir: lea su propio código con el móvil y mire la dirección que aparece en pantalla. Si es la suya, es estático. Si es un enlace corto de otro sitio, es dinámico y depende de un tercero.

Un detalle técnico que ahorra disgustos: cuanto más larga es la dirección, más apretados quedan los cuadraditos, y un código muy denso se lee peor con teléfonos viejos, con poca luz o desde lejos. Una dirección corta y limpia produce un código con cuadros grandes que se lee de un vistazo. Si su enlace tiene setenta caracteres de parámetros, acórtelo antes de generar el código, no después.

¿Qué tamaño y qué margen necesita un código QR?

La regla práctica es sencilla: el lado del código debe medir al menos una décima parte de la distancia desde la que se va a leer. Para una mesa, donde el móvil se acerca a treinta centímetros, tres centímetros bastan. Para un cartel en la puerta que se lee desde tres metros, hacen falta treinta.

El margen importa tanto como el tamaño y se olvida el doble de veces. El código necesita alrededor una franja en blanco, sin nada impreso, de una anchura equivalente a cuatro de sus propios cuadraditos. Esa franja no es decoración: es lo que permite al lector saber dónde termina el código. Un código pegado al borde de la etiqueta, o con el nombre del local rozándolo, falla mucho más de lo que parece, y falla de forma intermitente, que es peor: unas veces se lee y otras no, y nadie sabe por qué.

¿Puede el código llevar mi color y mi logotipo?

Puede, con cuidado y sabiendo qué se está arriesgando. Dos cosas gobiernan esto: el contraste y la corrección de errores.

El contraste es lo primero. Un código se lee porque el teléfono distingue zonas oscuras de zonas claras. Negro sobre blanco es el máximo contraste posible y nunca falla. Un color oscuro sobre fondo claro también funciona: azul marino, verde botella, granate. Lo que falla es el color claro sobre fondo claro, el dorado sobre blanco y, sobre todo, el código invertido, es decir claro sobre fondo oscuro: muchos lectores lo aceptan y otros muchos no, y usted no elige el teléfono de su cliente.

La corrección de errores es lo que permite poner un logotipo en el centro. Un código QR guarda información redundante para poder leerse aunque esté parcialmente dañado, y esa redundancia tiene cuatro niveles, de menor a mayor: aproximadamente un siete, quince, veinticinco y treinta por ciento del código puede estar tapado o estropeado sin dejar de funcionar. Los generadores suelen llamarlos L, M, Q y H.

Si va a poner un logotipo en el centro, genere el código con el nivel más alto, H, y no tape más de una quinta parte de la superficie. Si no va a poner logotipo, el nivel medio es suficiente y produce un código menos denso, que se lee mejor de lejos. Y tenga presente que el nivel alto no es un permiso para maltratarlo: esa redundancia es la que compensa el desgaste de una pegatina que lleva un verano recibiendo vasos, y gastarla entera en el logotipo deja el código sin margen para envejecer.

Ojo. Nunca recorte las esquinas del código ni redondee su marco. Los tres cuadrados grandes de las esquinas son los que el teléfono busca primero para orientarse; sin ellos, el código no existe.

Paso 4: pruébelo antes de mandarlo a imprimir

Esta es la media hora que separa un montaje que funciona de uno que hay que rehacer. Imprima un solo ejemplar en la impresora del local, en el tamaño definitivo, y haga estas seis pruebas.

1. Léalo con un teléfono reciente. Debe abrirse sin apuntar dos veces.
2. Léalo con el teléfono más viejo que encuentre entre el personal. Es el que tienen muchos clientes.
3. Léalo a la hora de mayor sol, en la mesa más expuesta de la terraza.
4. Léalo con la luz de la noche, que es la otra hora difícil.
5. Ábralo con datos móviles y no con el wifi del local, y cuente los segundos hasta ver el primer precio.
6. Déselo a alguien que no sepa de qué va y mírele las manos sin ayudarle.

La última prueba es la que más enseña y la que cuesta más hacer sin intervenir. Si esa persona gira el papel, se aleja, vuelve a acercarse o pregunta qué tiene que hacer, el problema no es suya: es del tamaño, del margen o de dónde está colocado.

¿Dónde se coloca el código en una mesa, una barra o una hamaca?

La respuesta corta es: donde no haya que apartar nada para verlo y donde no le caiga nada encima. Estos dos criterios se contradicen en casi todas las mesas, y por eso hay que elegir.

En una mesa, el centro es lo más visible y lo más sucio: ahí van los vasos, las servilletas mojadas y el producto de limpieza al cerrar. Un vinilo en el centro es cómodo y dura poco. Un atril de sobremesa se mantiene limpio, se cambia en un segundo y se cae con el viento. La solución intermedia que mejor aguanta es el borde de la mesa, en el canto que mira al cliente, donde se ve al sentarse y no se apoya nada.

En la barra, el código va a la altura del pecho y en vertical, no plano sobre el mostrador: un código tumbado obliga a inclinarse sobre la barra con el móvil por delante, que es una postura incómoda y poco elegante con gente alrededor.

En una hamaca, el único sitio que sobrevive es algo que ya esté anclado: el respaldo, el pie de la sombrilla o la propia placa de numeración. Todo lo que sea suelto desaparece, y no siempre por el viento. Ahí, además, el enemigo no es el vaso sino el protector solar: una mano con crema sobre una pegatina la vuelve opaca en una semana. Plastificado y cambio programado a mitad de temporada.

Y un detalle común a los tres sitios: acabado mate, nunca brillo. Bajo el sol del mediodía, un plástico brillante convierte el código en un espejo y el teléfono no lee espejos. Es el fallo más frecuente en terrazas y el más fácil de evitar.

Dónde colocarlo en cada mesa para que se vea al sentarse

¿En qué material se imprime y cuánto dura?

El soporte decide cuántas veces va a repetir usted este trabajo. Los materiales habituales, de menos a más duradero, son el papel plastificado, el vinilo adhesivo, la placa de PVC y el metacrilato o la madera para los atriles.

Dos advertencias que valen para todos. La primera, ya dicha pero que se repite por su importancia: acabado mate. La segunda: la tinta negra al sol directo pierde densidad antes de lo que uno espera, y un código que ha perdido contraste falla de forma intermitente durante semanas antes de dejar de leerse del todo. Si el soporte está a pleno sol, cuente con cambiarlo a mitad de temporada y presupúestelo desde el principio.

Sobre dónde imprimir: para cantidades pequeñas, la impresora del local y una plastificadora resuelven perfectamente el primer año. Para cuarenta soportes iguales, una imprenta pequeña sale más barata que el tóner y queda mejor. Pida siempre una prueba física antes de la tirada completa y escanéela usted.

El primer día: cómo se lo explica al personal

La carta digital la implanta el personal de sala, no el que la monta. Si los camareros no se fían de ella, el cliente lo nota en la primera mesa y la carta se queda en un adorno pegado al mantel.

Hay tres cosas que hay que decidir con ellos y no comunicarles: qué frase se dice al sentar a la mesa, qué se hace con quien no quiere escanear y quién corrige un precio equivocado sin pedir permiso a nadie. Las tres parecen menores y las tres deciden si la carta se usa.

La frase importa más de lo que parece. «La carta está en el código» suena a que le han quitado algo. «Aquí tiene la carta, con los alérgenos, y si prefiere se la cuento yo» ofrece las dos cosas y no pone al cliente a prueba. Es la misma información y produce reacciones distintas.

Y la tercera, la de corregir precios, es la que más confianza genera dentro del equipo: si el camarero que ve un precio mal puesto tiene que esperar al dueño para arreglarlo, en dos semanas dejará de mirar. Si puede corregirlo en el momento, la carta se mantiene sola.

Cómo saber que ha salido bien. A la semana de empezar, pregunte a dos camareros qué le dicen a un cliente que pregunta por el gluten. Si las dos respuestas no se parecen, el problema no es la carta: es que nadie ha acordado la respuesta.

¿Un solo código para todo el local o uno por mesa?

Si la carta solo se lee, un código idéntico repetido en todas las mesas es suficiente y más barato de imprimir. Si en algún momento quiere que el cliente pueda pedir, la respuesta cambia por completo: cada mesa necesita su propio código, porque el pedido tiene que saber a qué mesa hay que llevarlo.

Merece la pena pensarlo antes aunque hoy solo quiera mostrar la carta. Imprimir cuarenta códigos distintos cuesta lo mismo que imprimir cuarenta iguales; lo que no cuesta lo mismo es hacerlo dos veces. Si existe la posibilidad de que el año que viene quiera recibir pedidos, numere desde el principio.

Al hacerlo, la numeración importa más de lo que parece. Que el número del código coincida exactamente con el número que usa el personal para hablar de esa mesa, incluidas sus rarezas: si la mesa de la esquina se llama «la del olivo» y nadie la llama número doce, el sistema tiene que llamarla como la llaman ellos. Un mapa mental que no coincide con el mapa impreso produce errores todos los servicios, y siempre en hora punta.

Conviene saber. En nuestro sistema, a esto lo llamamos punto de pedido: cada mesa, hamaca o tramo de barra desde el que se puede pedir. Es también la unidad con la que cobramos, porque es la unidad que mide el tamaño real del negocio: veinte mesas y ciento cincuenta hamacas no son lo mismo, y una cuota plana cobraría de más al pequeño.

¿Y si tengo dos locales o una barra de playa aparte?

Cada local necesita su propia dirección y sus propios códigos, aunque la carta sea parecida. Compartir un único enlace entre dos locales parece un ahorro y produce dos problemas que cuestan más que el ahorro: los precios casi nunca son idénticos entre el local de la plaza y el de la playa, y cuando alguien consulta un horario acaba viendo el del otro sitio.

Lo que sí conviene compartir es el trabajo de la carta: las descripciones, las fotos y sobre todo el repaso de alérgenos, que es lo que de verdad cuesta hacer. Eso se hace una vez y se copia; lo que se separa son los precios, los horarios y la disponibilidad.

Una advertencia con la numeración: si en los dos locales hay una mesa 5, tarde o temprano alguien confundirá una comanda. Ponga un prefijo desde el primer día, del tipo P5 para la plaza y B5 para la barra de playa. Cambiar la numeración cuando ya hay soportes impresos es exactamente el trabajo que esta guía intenta evitarle.

Qué no hace un código QR por sí solo

Hasta aquí, la parte que se resuelve con una tarde y una impresora. A partir de aquí empieza lo que un código no puede hacer, por bien impreso que esté, porque no depende de él sino de lo que hay al otro lado.

Conviene tenerlo claro antes de decidir si necesita algo más, y conviene decirlo sin dramatizar: hay locales para los que nada de lo que viene a continuación es un problema. Una cafetería con quince referencias y precios estables puede vivir años con un PDF y no le falta nada.

El menú del día: el caso que rompe cualquier carta estática

Un menú del día cambia todos los días, y ahí un PDF no llega. No por capacidad, sino por rutina: mantenerlo exige que alguien, cada mañana, edite, exporte, suba y compruebe, antes de que empiece el servicio y con la cocina en marcha. Se hace tres semanas y se deja.

Hay dos soluciones honestas. La primera es no ponerlo en la carta digital: el código lleva a la carta fija y el menú del día se canta o se escribe en la pizarra, como siempre. Suena a derrota y no lo es: la pizarra es rapidísima de cambiar y nadie la olvida, porque está delante de las narices de todo el mundo.

La segunda es que el menú del día viva en un sitio que se edite desde el móvil en treinta segundos, sin exportar ni subir nada. Es exactamente el problema que resuelven las cartas digitales de pago, y es el caso donde la diferencia de precio se justifica sola: son cinco minutos al día de trabajo evitados, todos los días del año.

Lo que no funciona nunca es la vía intermedia: un PDF del menú que se actualiza casi siempre. Un menú del día equivocado es peor que no publicarlo, porque el cliente ya ha decidido lo que va a comer antes de que el camarero llegue a la mesa.

El día que cambia un precio

Cambiar un precio en una carta hecha a mano son cuatro pasos: editar el documento original, volver a exportarlo con el mismo nombre, subirlo sustituyendo al anterior y comprobarlo desde un móvil que no sea el suyo. Los cuatro hay que hacerlos, y el cuarto es el que se salta todo el mundo.

Con una carta que cambia dos veces al año, esto es una anécdota. Con una que sigue al mercado del pescado, es una tarea semanal que acaba delegándose, olvidándose y terminando en la frase que mata cualquier carta digital: «no haga caso de lo que pone, le cuento yo».

La diferencia con un sistema de carta digital no es mágica: es que el cambio ocurre en un sitio y aparece en todos, sin exportar, sin subir y sin copia guardada de por medio. Es una diferencia de fontanería, no de concepto, y es la que se nota a diario.

El plato que se acaba a las dos y media

Un archivo no sabe que se han terminado los mejillones. Lo sabe el cocinero, y desde ese momento la carta que el cliente está leyendo en su móvil es falsa hasta que alguien la corrija.

En la práctica lo resuelve el camarero: el cliente pide, el camarero dice que no queda, el cliente elige otra cosa. Funciona y cuesta una vuelta más por mesa, más una pequeña decepción cada vez. Con quince mesas y dos agotados al día, son unas treinta conversaciones al mes que no aportan nada a nadie.

Esta es, más que ninguna otra, la función por la que se paga una carta digital, y conviene decirlo en estos términos: no se paga por tener la carta en el móvil, eso es gratis. Se paga por que el estado de la cocina llegue a la pantalla del cliente sin que nadie tenga que acordarse de nada.

Qué exige la ley sobre alérgenos y qué cuenta como cumplirlo

Cuatro idiomas son cuatro cartas

Un PDF es un idioma. Cuatro idiomas son cuatro archivos, cuatro enlaces y, para que el cliente elija el suyo, una página intermedia con cuatro botones, que ya es una página web. El trabajo de mantenerlos se multiplica por cuatro y es el primero que se abandona a mitad de temporada.

Abandonarlo tiene un coste peor que no haber empezado: una carta en alemán desactualizada informa mal en alemán, con la confianza añadida de estar escrita en su idioma. Si no va a poder mantener cuatro, mantenga dos bien.

Hay además una distinción que se pasa por alto y que cuesta errores en cocina: el idioma del cliente y el idioma del local son cosas distintas. El cliente elige en alemán; la comanda tiene que llegar a la barra en el idioma en que trabaja la barra. Un sistema que traduce el pedido entero manda a la plancha un plato que el cocinero no reconoce.

Los alérgenos no dependen del soporte, pero sí del mantenimiento

La obligación es la misma en papel, en PDF o en pantalla: la información sobre las catorce sustancias que causan alergias e intolerancias, recogidas en el anexo II del reglamento europeo de información alimentaria (UE) 1169/2011, tiene que estar disponible antes de que el cliente pida y sin coste.

Lo que cambia con el soporte es la probabilidad de cumplirla el martes de la semana catorce. Un PDF puede llevar los alérgenos perfectamente; el problema es el día que cambia el proveedor del pan y hay que averiguar qué platos llevan ese pan, encontrarlos en el documento y corregirlos uno a uno. Nada de eso es difícil. Todo eso es lo que no se hace cuando hay ochenta cubiertos esperando.

Y hay un problema de fondo con las tablas de casillas que no tiene que ver con la comodidad: una casilla vacía significa dos cosas a la vez, que el plato no lleva ese alérgeno y que nadie lo ha comprobado. Para el cliente son la misma casilla en blanco, y la segunda puede mandarle al hospital. Si va a hacer la carta a mano, escriba en palabras lo que lleva cada plato y escriba también qué no ha podido comprobar. Es más feo y es honesto.

Carta o pedido directo: la diferencia que lo decide todo

Pedir y pagar: aquí termina lo que hace un código

Un código lleva a un documento; para recibir un pedido hace falta algo que lo guarde, lo enseñe a la cocina, lo cobre y responda cuando algo falla. Eso es un programa funcionando en un servidor, y los programas funcionando en un servidor cuestan dinero todos los meses, sean nuestros o de quien sea.

Aceptar dinero añade además obligaciones que un PDF no tiene: el cobro con tarjeta pasa por un proveedor de pagos que cobra comisión y que exige identificar al negocio, y un pedido que luego no se sirve hay que devolverlo. Es razonable que ninguna carta gratuita entre en ese terreno.

Lo que sí puede hacer sin pagar nada, y mucha gente no aprovecha, es quitarle al pedido la parte tonta: que el cliente lea la carta tranquilo, decida sin prisa y llame cuando lo tenga claro. Eso ya ahorra una vuelta por mesa.

El código no funciona: diagnóstico en tres minutos

Cuando un cliente dice que no le funciona, casi siempre es una de seis cosas, y se distinguen sin saber nada de informática. Recórralas en este orden, que va de lo más frecuente a lo más raro.

El tercer caso, el de la cobertura, es el que más se confunde con un fallo del código y el que más barato sale de arreglar: hay locales con una mesa concreta, al fondo o bajo una escalera, donde no entra señal. Si es siempre la misma mesa, el código está perfecto y lo que hace falta es wifi o una carta de papel en esa mesa.

Y el último caso merece atención aunque parezca improbable: si el código apunta a un servicio intermediario y ese servicio cambia de manos o de política, la dirección final puede dejar de ser la suya sin que usted haga nada. Es la razón de fondo para generar el código estático y apuntando a un dominio propio.

Las cuatro señales de que compensa y los cinco casos en que decimos que no

Los errores que vemos una y otra vez

Cómo conseguir que su carta aparezca cuando alguien busca el local

La mitad de las veces, el cliente mira la carta antes de salir de casa, no sentado en la mesa. Esa consulta ocurre en el buscador, en la ficha del local, y no en el código QR: son dos momentos distintos y conviene atender los dos.

La ficha de su negocio en el buscador admite un enlace a la carta. Ponga ahí la misma dirección a la que apunta el código de las mesas, y tendrá una sola carta que mantener en lugar de dos. Es gratis, se hace en cinco minutos y es de las pocas cosas de esta guía que tienen efecto el mismo día.

Para que esa consulta funcione hay un requisito que el PDF cumple mal: el buscador lee el texto de una página web y entiende mucho peor el de un documento descargable, y el cliente que va con prisa desde el móvil suele abandonar antes de que termine de bajarse un archivo. Si le importa aparecer cuando alguien busca «carta» junto al nombre de su pueblo, la carta tiene que ser una página, no un archivo.

Y hay una consecuencia práctica que sorprende a mucha gente: la carta es, con diferencia, la página más visitada de la web de un restaurante. Si tiene web y la carta está en un PDF escondido en un menú desplegable, tiene el contenido más buscado de su negocio en el sitio más difícil de encontrar.

¿Cómo sé si mi carta QR está funcionando?

Sin herramientas de medición, hay tres señales que se observan desde la barra y valen más que cualquier estadística.

• Cuánta gente escanea sin que el camarero lo sugiera. Si hay que decirlo en todas las mesas, el código está mal colocado o es demasiado pequeño.
• Cuántas veces al día alguien pregunta un precio que está en la carta. Si es a menudo, la carta no se está leyendo o no se entiende.
• Si el personal usa la carta digital para responder dudas o si responde de memoria. Lo segundo significa que no se fían de ella, y suelen tener razón.

La cuarta señal solo aparece con un sistema que cuente escaneos, y conviene saber que ese número tiene truco: cuenta aperturas, no clientes. Una mesa de cuatro que escanea el mismo código son cuatro aperturas y una mesa. Úselo para comparar días entre sí, no para saber cuánta gente ha comido.

¿Qué pasa con los datos del cliente cuando escanea?

Escanear un código no identifica a nadie. El teléfono abre una dirección, igual que si la hubiera tecleado, y el local no recibe por ello ningún dato del cliente. Hasta aquí, una carta QR no plantea ninguna cuestión de privacidad.

El asunto cambia con lo que usted ponga en esa página. Si la carta carga tipografías de otro sitio, un mapa incrustado, un contador de visitas o botones de redes sociales, cada uno de esos elementos es una conexión a una empresa distinta, que sí sabe quién ha abierto su carta. A partir de ahí entra en juego la obligación de informar y de pedir consentimiento, con el aviso de cookies correspondiente, y usted ha convertido una carta en un trámite legal.

La forma más sencilla de no tener ese problema es no tenerlo: una carta sin un solo elemento externo no necesita banner, no necesita política de cookies y, de paso, abre en la mitad de tiempo. Es la decisión que hemos tomado en nuestro propio producto y en esta misma web, y es también la razón por la que aquí no hay ningún aviso de cookies que aceptar.

La otra cara es que sin esos elementos usted no sabrá cuánta gente escanea. Se puede contar sin identificar a nadie, pero hacerlo bien exige que quien le monte la carta sepa lo que hace. Si el objetivo es solo curiosidad, no merece la pena el coste: el dato de cuántos escaneos hubo ayer no cambia ninguna decisión que usted vaya a tomar.

Cuando la carta empieza a recibir pedidos, la conversación es otra: ahí sí hay datos personales, porque hay un pedido, a veces un correo y siempre un cobro. Eso no lo resuelve un código QR ni una página de carta, y conviene saber, antes de contratar nada, qué guarda el proveedor, dónde lo guarda y qué pasa con ello si usted se va.

Preguntas que nos hacen siempre

Lista de comprobación antes de imprimir cuarenta soportes

1. La dirección a la que apunta el código es suya y no va a cambiar.
2. El código es estático: lo ha leído con el móvil y aparece su dirección.
3. Tiene margen blanco alrededor, del ancho de cuatro cuadraditos.
4. El tamaño corresponde a la distancia desde la que se va a leer.
5. Se imprime en mate y en oscuro sobre claro.
6. La carta se lee en un móvil sin ampliar, de pie y al sol.
7. Los precios coinciden con lo que cobra la caja.
8. Los alérgenos están escritos y sabe cuáles no ha comprobado.
9. Alguien ajeno al local lo ha probado sin que usted le ayudara.

Si los nueve puntos están, imprima con tranquilidad: lo que ha montado va a funcionar y le va a durar. Y si en algún momento la carta tiene que empezar a saber cosas (que se acabó un plato, que este cliente lee en alemán, que esta mesa quiere pedir), ya sabe dónde está la frontera y por qué se paga al cruzarla.