Carta digital para bares y restaurantes: guía completa

Una carta digital es la carta del local abierta en el móvil del cliente. Dicho así parece poca cosa, y sin embargo bajo el mismo nombre se venden cosas que no tienen nada que ver entre sí: desde un archivo PDF colgado en internet hasta un sistema desde el que el cliente pide y paga. La diferencia se nota poco el primer día y mucho el primer mes.

Esta guía explica de qué se compone una carta digital, qué tiene que llevar para servir en un local real, cómo se organiza para que el cliente encuentre lo que busca, qué obliga la ley con los alérgenos, qué preguntas conviene hacer antes de contratar y en qué casos la carta de papel sigue siendo mejor idea.

La escribimos desde una plataforma que vende esto, así que conviene que lo sepa desde el principio. Hemos intentado que sea útil aunque al final elija otra cosa o no elija ninguna: buena parte de lo que viene a continuación son decisiones que hay que tomar igual, con nosotros o sin nosotros.

¿Qué es exactamente una carta digital?

Es una carta que vive en un sitio y se muestra en el móvil del cliente, y cuya característica definitoria no es la pantalla sino que se puede cambiar. Esa es la línea que separa una carta digital de una fotografía de la carta: si para subir el precio del pescado hay que rehacer un archivo, no es una carta digital, es un documento en internet.

De ahí salen las tres piezas que siempre tiene. Primera: un sitio donde están los platos, con su precio, su descripción y sus alérgenos. Segunda: una forma de que el cliente llegue hasta ahí, casi siempre un código en la mesa. Tercera: una forma de que el local cambie lo que hay dentro sin llamar a nadie.

Todo lo demás —fotos, idiomas, pedidos, pagos, estadísticas— se construye encima de esas tres, y es donde empiezan las diferencias entre unas herramientas y otras.

¿Qué no es una carta digital?

Un PDF con un enlace no lo es, aunque se llegue a él por un código QR. Funciona el primer día y empieza a estorbar el segundo: no se puede cambiar sin rehacerlo, se lee mal en un móvil porque está maquetado para papel, pesa de más en una terraza con mala cobertura y no sabe que un plato se ha terminado.

Tampoco lo es una imagen de la carta, por la misma razón multiplicada: además de todo lo anterior, quien no ve bien no puede ampliarla sin que se vuelva borrosa, y quien usa lector de pantalla no puede leerla en absoluto.

Esto no significa que el PDF no sirva para nada. Para una carta que no cambia nunca —una bodega, una lista de vinos fija— puede ser suficiente y no cuesta dinero. Lo decimos porque es cierto, y porque parte de quien lee esto no necesita nada más que eso.

Conviene saber. La prueba para saber en qué categoría está lo que le ofrecen: pregunte cuánto tarda en aparecer un cambio de precio en el móvil de un cliente que ya tiene la carta abierta. Si la respuesta incluye la palabra «actualizar el archivo», es un documento, no una carta.

¿Qué problemas resuelve de verdad y cuáles no?

Resuelve cuatro, y conviene enumerarlos sin adornos porque son los que justifican el gasto. El primero: cambiar precios sin reimprimir. El segundo: quitar de la vista lo que se ha terminado. El tercero: enseñar la misma carta en varios idiomas sin tener cinco carpetas distintas. El cuarto: cumplir con la información de alérgenos de una forma que se pueda mantener al día.

No resuelve otros cuatro que se le atribuyen a menudo. No hace que la comida guste más. No trae clientes nuevos por sí sola. No sustituye a nadie del equipo. Y no arregla una carta mal escrita: si los nombres de los platos no se entienden en papel, tampoco se entenderán en una pantalla, solo que ahora el cliente preguntará con el móvil en la mano.

Hay un quinto efecto del que se habla poco y que sí ocurre: la carta deja de mentir. Una carta impresa siempre va un poco por detrás de la realidad de la cocina, y todos en el local conviven con esa diferencia hasta que un cliente la señala. Cuando la carta se puede cambiar en un minuto, esa distancia se cierra, y eso cambia la conversación en la mesa más de lo que parece.

¿Qué tiene que llevar una carta digital para servir?

Esta es la lista mínima. No es una lista de deseos: es lo que falta el día que un local intenta trabajar con una carta que no lo tiene.

• Categorías y platos, con precio visible sin abrir nada.
• Descripción de cada plato, aunque sea corta.
• Alérgenos por plato, accesibles antes de pedir y sin registrarse.
• Una forma de marcar un plato como agotado, y que se pueda hacer desde la barra.
• Fotos opcionales, no obligatorias: un plato sin foto tiene que verse bien igual.
• Idiomas, si su clientela los necesita.
• Que cargue rápido con mala cobertura.
• Que se lea con el sol de frente y con letra grande.
• Que el local pueda cambiar todo lo anterior sin pedir permiso a nadie.

La última es la que más se subestima al contratar y la que más duele después. Una carta que solo puede modificar el proveedor es una carta que se actualiza cuando él puede, no cuando usted lo necesita, y las cosas que hay que cambiar en una carta se cambian a las once de la mañana de un sábado.

Foto, descripción y precio: qué escribir en cada plato

El nombre es lo primero y lo que más se descuida. Debe ser el nombre por el que se pide en voz alta, no una versión literaria. Si en la barra se dice «bravas», el plato se llama «patatas bravas» y no «nuestras patatas a la brava de la casa». Lo demás va en la descripción.

La descripción tiene una única obligación: decir de qué está hecho. No es un espacio publicitario; es el espacio donde el cliente decide. Tres o cuatro ingredientes en orden de importancia resuelven el noventa por ciento de las preguntas que hoy se hacen a viva voz. Los adjetivos —casero, artesano, exquisito— ocupan sitio y no responden nada.

La foto ayuda cuando el plato no se entiende por el nombre y estorba cuando es peor que el plato. Una foto mediocre de una ensalada vende menos que ninguna foto. Y hay una regla que conviene respetar aunque cueste: la foto tiene que ser de ese plato, tal y como sale de su cocina. Una imagen de banco de fotos se reconoce, y el cliente que la reconoce deja de creerse también la descripción.

El método completo para organizarla, con ejemplos de antes y después

¿Cómo se organiza una carta para que se pueda pedir?

Por el orden en que la gente come, no por el orden en que la cocina produce. Desayunos, para picar, principales, postres, bebidas. Suena obvio y sin embargo es frecuente encontrar cartas ordenadas por tipo de proceso —plancha, freidora, horno— porque así se organizó el escandallo.

Dentro de cada categoría, el número importa. Con más de quince platos en una pantalla de móvil, el cliente deja de leer y elige de los tres primeros. Si su carta es larga, la solución no es hacer la letra más pequeña sino partir en más categorías: «tapas frías» y «tapas calientes» funcionan mejor que «tapas» con veintiocho líneas.

Y una decisión que conviene tomar pronto: qué hacer con las bebidas. Ponerlas al final es la costumbre del papel, donde no cuesta nada pasar páginas. En un móvil, el cliente que solo quiere una caña tiene que recorrer toda la comida para llegar. En un bar, las bebidas arriba.

Cómo saber que ha salido bien. Abra su carta en su propio móvil, de pie, con una mano, como estaría un cliente. Si para llegar a lo que más vende hay que deslizar más de dos veces, el orden está mal.

¿Qué exige la ley con los alérgenos?

El Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a informar sobre catorce alérgenos en los alimentos que se sirven sin envasar, que es el caso de casi todo lo que sale de una cocina. La información tiene que estar disponible para el cliente antes de que decida, y de forma accesible: no vale «pregunte al camarero» como única vía.

En una carta digital eso se traduce en algo muy concreto: los alérgenos de cada plato se ven en su ficha, sin registrarse, sin descargar nada y sin pedírselo a nadie. Es una de las cosas que una carta digital hace mejor que el papel casi sin esfuerzo, porque en papel la tabla de alérgenos acaba siendo un anexo que nadie mira.

Hay un detalle que separa las herramientas serias del resto y que conviene exigir: que el sistema distinga «no contiene» de «no consta». Una casilla sin marcar no es una respuesta. Si su carta muestra como seguro todo lo que nadie ha rellenado, está emitiendo afirmaciones que nadie ha comprobado, y en este terreno eso no es un problema de calidad de datos.

Ojo. Los nombres de los catorce alérgenos no deben traducirse automáticamente a otros idiomas. Una traducción automática puede convertir «frutos de cáscara» en algo que no incluye lo mismo, y el cliente que lee ese aviso puede estar decidiendo si algo le manda al hospital.

Qué exige la ley sobre alérgenos y qué cuenta como cumplirlo

¿Hace falta la carta en varios idiomas?

Depende de quién entra por la puerta, y la respuesta se sabe mirando la caja, no el mapa. En una zona turística, sí, y suele notarse en el ticket medio: un cliente que entiende la carta pide postre; uno que no la entiende pide lo que reconoce y se va antes.

La parte técnica es sencilla: la carta se muestra en el idioma del móvil del cliente y el personal sigue viendo la comanda en el idioma del local. Lo que no es sencillo es mantenerlo: cada plato nuevo hay que traducirlo, y una carta con tres idiomas a medio traducir es peor que una carta en uno solo.

Sobre la traducción automática, la línea razonable es esta: para descripciones, ayuda y se nota poco si alguien la revisa; para los alérgenos, nunca. Es la única parte de la carta donde un matiz de traducción tiene consecuencias que no se arreglan pidiendo perdón.

Qué traducir de una carta, qué no y cuántos idiomas compensan

¿Y el menú del día, que cambia cada mañana?

Es la prueba de fuego de cualquier carta digital en España, y donde más herramientas se caen. Un menú del día no es una categoría más: es un conjunto de platos que cambia a diario, con una estructura fija —primeros, segundos, postre, bebida, pan— y un precio único.

Lo que hace falta es que alguien pueda montarlo en cinco minutos a las once de la mañana, desde el móvil, sin entrar en una administración complicada. Si montar el menú del día cuesta veinte minutos, a la tercera semana estará escrito en la pizarra de la puerta y la carta digital dejará de reflejar la realidad.

Conviene además que el menú del día tenga hora: que aparezca solo cuando se sirve y desaparezca después. Una carta que ofrece menú del día a las nueve de la noche genera una conversación incómoda en la mesa que nadie quería tener.

Cómo se gestiona el menú del día sin volverse loco cada mañana

¿Qué pasa cuando se acaba un plato?

Se marca como agotado y deja de ofrecerse. Es la operación más frecuente de todas y por eso el criterio no es que exista, sino cuánto cuesta hacerla: tiene que poder hacerla quien se entera, que suele ser quien está en la barra o en el pase, desde su propio móvil y en dos toques.

Si para agotar un producto hay que entrar en un panel de administración con usuario y contraseña de gerencia, no se hará. Se seguirá vendiendo lo que no hay, y el sistema habrá creado un problema nuevo: antes el cliente preguntaba y le decían que no quedaba; ahora lo pide, lo paga y hay que devolvérselo.

Y al revés: tiene que ser igual de fácil volver a ponerlo. Un producto agotado que sigue agotado tres días después de que llegara el pedido del proveedor es dinero que no se cobra sin que nadie se dé cuenta.

Qué hacer cuando un plato se acaba a las dos y media

¿Los precios se pueden cambiar sin más?

Sí, y es una de las razones principales para tener una carta digital. Pero hay dos matices que conviene conocer antes de empezar a cambiarlos con alegría.

El primero: un precio que cambia mientras un cliente tiene la carta abierta puede generar una diferencia entre lo que vio y lo que paga. Un sistema serio lo resuelve fijando el precio en el momento de pedir, no en el de pagar, y el cliente ve siempre el total antes de confirmar.

El segundo: en España los precios se muestran con IVA incluido cuando el destinatario es un consumidor. No es una opción de configuración, es cómo debe verlo el cliente. Si su herramienta le obliga a escribir el precio sin impuestos y lo suma al final, el cliente verá una cifra en la carta y otra al pagar, y eso genera reclamaciones que no tienen nada que ver con la comida.

¿La carta digital sustituye a la de papel?

En la mayoría de los locales, no del todo, y conviene decirlo porque la alternativa —quitar el papel de golpe— sale cara en clientela mayor y en clientes sin datos. Lo que funciona es que la digital sea la principal y quede un puñado de cartas físicas para quien las pida.

Eso cambia la economía del papel de forma notable: en lugar de imprimir cuarenta cartas cada vez que sube un precio, se imprimen cinco y se reimprimen cuando toque, o ni eso. El ahorro real de una carta digital no está en eliminar la impresión, sino en dejar de reimprimir.

Hay locales donde el papel gana y no pasa nada: un sitio de menú fijo, con clientela habitual y sin turistas, tiene poco que ganar y algo que perder. Si ese es su caso, guárdese el dinero.

Dónde sigue ganando la carta de papel, que es más terreno del que parece

¿Cómo llega el cliente hasta la carta?

Por un código en la mesa, por un enlace en redes sociales o por un cartel en la puerta. Los tres importan y no sirven para lo mismo. El código de la mesa es el que permite pedir, porque lleva dentro de qué mesa se trata. El enlace público enseña la carta pero no debería permitir pedir: es el escaparate, y su sitio está en el perfil de Instagram y en la ficha del negocio en el buscador.

Sobre el código físico hay cuatro cosas que deciden si se usa o no: que se vea sin buscarlo, que esté a una distancia cómoda para el móvil, que no se tape con el mantel ni con la cesta del pan, y que sobreviva a la limpieza. Un código pegado en el cristal de la mesa dura una semana; uno en un soporte de pie dura la temporada.

Y una advertencia sobre los generadores gratuitos: si el código apunta a un servicio que puede cerrar, el día que cierre todas sus mesas apuntarán a nada. El código debería apuntar a un dominio suyo o al de su proveedor, no a un acortador de enlaces de una web que encontró en el buscador.

¿Y si el cliente no tiene datos en el móvil?

Pasa más de lo que se piensa: turistas sin tarifa de datos, sótanos, terrazas con paredes gruesas, ancianos con un móvil sin plan. La respuesta que da un local que ha pensado en esto es doble: wifi para invitados con la contraseña visible en la mesa, y unas pocas cartas de papel para quien las pida sin que haya que dar explicaciones.

También ayuda que la carta pese poco. Una carta con cincuenta fotos a máxima calidad tarda en abrirse con una señal débil, y el cliente que espera siete segundos frente a una pantalla en blanco levanta la mano y pide la carta de siempre. Conviene comprobarlo en el peor sitio del local, no en la barra al lado del router.

Velocidad, letra y sol: lo que decide si se usa

Una carta digital se consulta de pie, con una mano, a veces con el sol dando en la pantalla y casi siempre con prisa. Eso impone tres exigencias que poco tienen que ver con las funciones y mucho con que el invento funcione: que abra rápido, que la letra se lea sin ampliar y que el contraste aguante la luz directa.

El contraste es el que más se descuida, porque en el ordenador del diseñador todo se ve bien. Texto gris claro sobre fondo blanco desaparece en una terraza a mediodía. Existen medidas objetivas para esto y merece la pena preguntarlas: un texto normal necesita una relación de contraste de al menos 4,5 a 1 sobre su fondo.

La prueba definitiva se hace en dos minutos y en su propia terraza: salga con el móvil a la hora de más luz y abra su carta. Si tiene que hacer sombra con la mano para leerla, sus clientes también.

«Sin cebolla», «al punto», «doble de queso»: cómo se resuelve

Casi ningún plato se pide exactamente como está escrito. Uno lo quiere sin cebolla, otro la carne al punto, un tercero con doble de queso pagando la diferencia. En una carta de papel eso se resuelve hablando; en una carta desde la que se pide, hay que preverlo o el cliente escribirá un comentario libre que alguien tendrá que leer e interpretar.

La forma correcta es que cada plato pueda llevar grupos de opciones, y que cada opción pueda sumar, restar o no cambiar el precio. Un grupo obligatorio y de elección única para el punto de la carne; uno opcional y múltiple para los extras; uno obligatorio para el tamaño cuando hay dos. Escrito así parece complicado y en la práctica son tres preguntas por plato.

Lo que nunca debería ser la solución es duplicar el plato: «pizza mediana» y «pizza grande» como dos entradas distintas convierte una carta de cuarenta platos en una de ochenta, el cliente lee el doble, y cuando cambia la receta hay que cambiarla dos veces. Es un error que se comete el primer día y se paga durante años.

Hay un detalle que casi nadie contempla y que importa: una opción puede cambiar los alérgenos. Añadir queso a una hamburguesa introduce lácteos; quitar la salsa puede eliminar el huevo. Si el sistema no permite decir eso, la ficha de alérgenos del plato deja de ser cierta en cuanto el cliente elige algo.

Conviene saber. Un comentario libre para el cliente está bien como válvula de escape, pero no como mecanismo principal. Lo que va escrito a mano hay que leerlo en hora punta, y lo que se lee con prisa se lee mal.

Categorías con horario: desayunos que desaparecen a mediodía

Una carta que enseña desayunos a las cuatro de la tarde obliga a decir que no. Es una conversación pequeña, ocurre veinte veces al día y desgasta a las dos partes. La solución es que las categorías tengan horario y aparezcan solas cuando toca.

Esto vale para más cosas de las que parece: el menú del día entre semana al mediodía, la carta de cenas a partir de las ocho, las tapas solo en barra. Cada una de esas reglas vive hoy en la cabeza del personal y se le explica al cliente de viva voz; puesta en la carta, deja de explicarse.

Conviene tener cuidado con una cosa: la carta oculta no es la carta inexistente. Si alguien pregunta por el desayuno a las once y media y la categoría se cerró a las once, quien atiende tiene que poder servirlo igual. El horario es para no ofrecer lo que no hay, no para prohibirle al local vender.

Cómo hacer usted mismo las fotos de los platos

No hace falta un fotógrafo para los diez platos que más vende, y sí hace falta un método, porque una carta con fotos desiguales se ve peor que una sin fotos. Todo lo que sigue se hace con el móvil que ya tiene.

1. Elija una hora con luz natural, junto a una ventana, sin sol directo. La luz del mediodía de frente aplana la comida.
2. Ponga el plato sobre una superficie neutra: madera lisa, piedra clara, una tabla. Ni manteles estampados ni servilletas de colores.
3. Quite todo lo que no sea el plato: cubiertos, vasos, botellas, el salero.
4. Dispare desde arriba o desde unos cuarenta y cinco grados, y mantenga el mismo ángulo en todas las fotos.
5. Llene el encuadre: el plato debe ocupar la mayor parte de la imagen, incluso si se sale por los bordes.
6. Haga tres fotos de cada plato y elija después, no mientras cocina.

Y una regla que ahorra disgustos: fotografíe el plato tal y como sale a la mesa, no una versión montada para la foto. El cliente que recibe algo distinto de lo que vio se siente engañado aunque el plato esté bueno, y esa sensación no la arregla la cocina.

Sobre los bancos de imágenes, dos cosas. La primera es práctica: se reconocen, porque la misma paella de banco está en cientos de cartas. La segunda es legal: muchas licencias gratuitas exigen atribución o prohíben el uso comercial, y usar una foto sin comprobarlo convierte un detalle estético en una carta de un abogado.

Escribir las descripciones sin prometer de más

Hay palabras que en una carta parecen inocentes y son afirmaciones con consecuencias. «Casero» dice que se ha hecho en el local. «Artesano», «de la huerta», «del día», «fresco» y «natural» dicen cosas concretas sobre el origen o el proceso. Si alguna de esas palabras no es exacta, la carta está haciendo una afirmación falsa sobre un alimento.

No es una cuestión de estilo. El Reglamento (UE) 1169/2011 exige que la información alimentaria no induzca a error sobre la naturaleza, las cualidades o el método de fabricación del producto. Y añade algo que conviene tener presente en las descripciones bonitas: la información alimentaria no puede atribuir a un alimento propiedades de prevenir, tratar o curar una enfermedad.

La recomendación práctica es aburrida y funciona: describa, no adjetive. «Bechamel de jamón, rebozadas en huevo y pan rallado» vende más que «nuestras deliciosas croquetas caseras de la abuela», porque responde a lo que el cliente se está preguntando, y además es verdad.

Ojo. Ojo con «sin gluten» y con «apto para celíacos». No son adjetivos publicitarios sino declaraciones reguladas, y solo pueden usarse si se cumple la normativa correspondiente. Si su cocina no puede garantizar la ausencia de contaminación cruzada, esa frase no debería estar en la carta.

¿Y las bebidas alcohólicas?

Van en la carta como todo lo demás, con una diferencia que conviene resolver antes de permitir pedidos desde el móvil: quién comprueba la edad. Un pedido desde la mesa no lleva a nadie delante, y la responsabilidad de no servir alcohol a un menor sigue siendo del local igual que si lo pidiera en la barra.

La solución no es técnica sino de operativa: quien entrega la bebida es quien comprueba. Lo que el sistema puede aportar es que el pedido llegue marcado, para que quien lo lleva a la mesa sepa que ahí hay algo que mirar en lugar de descubrirlo al dejar la copa.

Merece la pena decidirlo con el equipo antes de encender nada. Es una de esas cosas que nadie se plantea hasta el día que ocurre, y ese día es tarde.

¿Quién mantiene la carta al día?

Esta es la pregunta que decide si el proyecto sobrevive al tercer mes, y casi nunca se hace al contratar. Una carta digital no es una obra que se entrega: es algo que hay que tocar cada semana. Cambian precios, entran platos de temporada, se acaba el pescado, se sube una foto nueva.

Lo que funciona es que sepan hacerlo al menos dos personas y que una de ellas esté siempre en el turno. Si solo lo sabe hacer el dueño, la carta se queda desactualizada cada vez que libra, y la desactualización se nota en forma de platos que se piden y no hay.

Conviene también repartir el trabajo por tipo: agotar y reponer platos es cosa de barra y pasa cada día; cambiar precios y añadir platos es cosa de gerencia y pasa cada mes; rellenar alérgenos es cosa de cocina y pasa cuando entra un producto nuevo. Si las tres cosas requieren el mismo nivel de acceso, dos de las tres no se harán.

¿Cómo se sabe si la carta está funcionando?

Mirando tres cosas, y ninguna de ellas es «cuánta gente ha escaneado el código». Ese número sube el primer día y no dice nada: escanear no es pedir.

La primera: qué platos se piden y cuáles no. Una carta digital le da por primera vez un recuento exacto, y lo habitual es descubrir que entre el diez y el veinte por ciento de los platos casi no se piden nunca. Esos platos ocupan sitio en la pantalla, obligan a tener producto en cámara y alargan la lectura.

La segunda: a qué horas se pide. Sirve para saber si el menú del día se está ofreciendo demasiado pronto o demasiado tarde y si la cena empieza cuando usted cree.

La tercera, y la más incómoda: desde qué mesas se pide poco. Suele haber una o dos. A veces es porque el código no se ve desde la silla, a veces porque esa mesa está en una esquina sin cobertura. Las dos cosas se arreglan en cinco minutos si uno sabe que pasan.

Que la carta se encuentre desde fuera del local

Mucha gente mira la carta antes de decidir dónde come. Si su carta solo existe detrás de un código pegado a una mesa, esa gente no la ve, y una parte de ella elige otro sitio. Por eso conviene que exista una dirección pública que enseñe la carta completa sin permitir pedir.

Esa dirección es la que se pone en la ficha del negocio en el buscador, en el perfil de redes sociales y en el mensaje que se manda por WhatsApp cuando alguien pregunta. Y tiene una ventaja sobre la foto de la carta que se manda hoy: está siempre al día.

Un aviso: si esa dirección pertenece al proveedor y algún día cambia de proveedor, todos esos enlaces mueren a la vez, incluidos los que hay en fichas y perfiles que usted no controla. Con dominio propio eso no ocurre.

Accesibilidad: no es solo el contraste

Además de que se lea con sol, hay tres cosas que separan una carta que puede usar todo el mundo de una que excluye a una parte de sus clientes sin que nadie se lo diga.

La primera: que el texto se pueda ampliar. Mucha gente mayor lleva el móvil con la letra grande del sistema; una carta que ignora ese ajuste se les queda pequeña y no hay nada que puedan hacer.

La segunda: que los botones sean lo bastante grandes para un dedo, no para un ratón. Una referencia habitual es que un elemento pulsable no baje de unos cuarenta y cuatro píxeles de lado. Con menos, el cliente se equivoca de plato, y equivocarse de plato en una carta desde la que se pide cuesta dinero.

La tercera: que las fotos tengan texto alternativo y que la información no dependa solo del color. Un aviso de alérgeno que solo se distingue por ser rojo no lo distingue quien no percibe el rojo, y eso es aproximadamente uno de cada doce hombres.

¿De quién es la carta?

La pregunta suena rara hasta que uno quiere cambiar de proveedor. Entonces se descubre que la carta —los nombres, las descripciones, las fotos que alguien hizo, las traducciones que alguien pagó, los alérgenos que alguien rellenó plato a plato— está dentro de un sistema del que no se puede sacar.

Esas horas de trabajo son suyas y conviene asegurarse de que se las puede llevar. La pregunta cabe en una frase: «si mañana dejo de trabajar con ustedes, ¿me llevo la carta y en qué formato?». Un fichero que se pueda abrir en una hoja de cálculo es una buena respuesta. «Se lo exportamos nosotros» es una respuesta peor. «No suele hacer falta» no es una respuesta.

Lo mismo vale para el dominio. Si la dirección de su carta pertenece al proveedor y usted se va, los códigos impresos en cuarenta mesas dejan de apuntar a su local. Con dominio propio, la carta cambia de sitio y las pegatinas siguen funcionando.

¿Cuánto cuesta una carta digital?

Hay cuatro formas de pagarla y conviene distinguirlas, porque el precio anunciado rara vez es el coste. Se puede pagar una vez, por el montaje inicial. Se puede pagar cada mes, como suscripción. Se puede pagar por pedido, como comisión sobre lo que se vende. Y se puede no pagar nada, si lo que se necesita es sólo enseñar una carta que no cambia.

Las cuatro son legítimas y ninguna es tramposa por sí misma. Lo que sí conviene es saber cuál está contratando, porque la diferencia entre una cuota fija y una comisión no se nota en agosto: se nota en febrero, cuando el local vende la mitad y una de las dos sigue costando lo mismo.

Lo que casi nunca aparece en el precio anunciado es el trabajo de montaje: pasar la carta plato a plato, escribir las descripciones, rellenar los catorce alérgenos y hacer las fotos. Eso son horas, las haga usted o las pague, y es la partida más grande del primer mes.

Hemos dedicado a esto un artículo entero, con la aritmética y los casos en los que sale mejor una modalidad u otra, porque en un apartado no cabe.

Los cuatro modelos de precio que existen, con una cuenta de un año

Seis errores que se repiten

• Subir la carta de papel tal cual, con su maquetación de dos columnas, y llamarlo carta digital.
• Poner foto a todo, incluidas las bebidas, hasta que la carta tarda en abrirse.
• Dejar los alérgenos para después. Nunca llega el después.
• Que solo una persona del local sepa cambiar cosas, y que esa persona libre los martes.
• Traducir la carta entera a máquina, alérgenos incluidos.
• Imprimir cuarenta códigos antes de haber comprobado uno en la mesa, con sol y con un móvil viejo.

Cómo pasar del papel a la pantalla en una tarde

1. Coja la carta actual y tache lo que ya no vende. Casi siempre sobra entre un diez y un veinte por ciento.
2. Agrupe lo que queda en categorías por orden de consumo, con menos de quince platos en cada una.
3. Escriba para cada plato tres o cuatro ingredientes. Sin adjetivos.
4. Rellene los alérgenos plato a plato, con la etiqueta del proveedor delante. Es la parte lenta y no hay atajo.
5. Haga fotos solo de los diez platos que más vende, con luz natural y desde arriba.
6. Imprima un código, póngalo en una mesa y pida algo usted mismo desde su móvil.
7. Corrija lo que chirríe y solo entonces imprima los demás códigos.

Cómo saber que ha salido bien. El paso seis no es un trámite. La mitad de los problemas de una carta digital se ven en los dos minutos en que uno la usa como cliente en su propio local.

Dónde colocar el código para que se vea al sentarse

Ocho preguntas antes de contratar

1. ¿Puedo cambiar precios y agotar platos yo, desde el móvil, sin llamar a nadie?
2. ¿Cuánto tarda un cambio en verse en un móvil que ya tiene la carta abierta?
3. ¿Cómo se rellenan los alérgenos y qué pasa con los que nadie ha contestado?
4. ¿La carta se ve bien con el sol de frente y con letra grande?
5. ¿Qué pasa si el cliente no tiene cobertura?
6. ¿Puedo montar el menú del día en cinco minutos por la mañana?
7. ¿Me llevo la carta si me voy, y en qué formato?
8. ¿Qué se paga, cada cuánto, y qué pasa el mes que no vendo nada?

¿A quién no le hace falta una carta digital?

Empezamos por aquí porque es la parte que nadie escribe y la que más tiempo ahorra. Hay locales donde esto no compensa, y saberlo antes vale más que cualquier lista de ventajas.

Si su carta no ha cambiado en dos años, si su clientela es habitual y del barrio, si no entran turistas y si el local es lo bastante pequeño para que nadie espere a que le atiendan, una carta digital le va a resolver poco. En ese caso, una carta de papel bien hecha con la tabla de alérgenos al día cumple la ley y hace el trabajo.

Donde sí cambia las cosas es en cuatro situaciones concretas: cuando los precios se mueven —pescado, temporada, proveedores—, cuando entran clientes que no hablan español, cuando el local tiene terraza o mesas lejos de la barra, y cuando hay horas en las que la gente se va porque nadie llega a tomarle nota. Si reconoce dos de las cuatro, la conversación tiene sentido. Si no reconoce ninguna, guárdese el dinero y vuelva cuando abra la terraza.

Hay un caso intermedio que merece nombre propio: el local que solo la quiere para cumplir con los alérgenos. Es una razón legítima y suficiente, y no hace falta usar nada más del sistema para que salga a cuenta, porque mantener la tabla de alérgenos en papel al día es un trabajo que nadie hace dos veces.

¿Cómo convive con el TPV que ya tengo?

Son dos cosas distintas y conviene tenerlo claro antes de que alguien le diga que se sustituyen. Un TPV lleva la caja: cobra, imprime el ticket, cuadra el turno y guarda la facturación. Una carta digital enseña los platos y, si permite pedir, recoge las comandas. Ni una hace lo de la otra.

En la mayoría de los locales conviven sin integrarse, y funciona mejor de lo que suena: los pedidos que entran por el móvil se cobran por el móvil y no pasan por la caja; lo que se pide en barra se cobra en la caja como siempre. Al final del turno hay dos cifras que se suman, y eso es todo.

La integración completa —que cada pedido del móvil aparezca en el TPV— es posible en algunos casos y suele costar dinero y tiempo. Antes de pedirla, conviene preguntarse para qué: si la respuesta es «para no sumar dos cifras al cerrar», probablemente no compense.

Lo que sí conviene exigir es que la carta digital no le obligue a cambiar de TPV. Un proveedor que sólo funciona con su propia caja no le está vendiendo una carta: le está vendiendo una mudanza.

Conviene saber. En nuestro caso no hay caja ni integración con TPV, y no está previsto que la haya. Lo decimos aquí porque para algunos locales eso es un motivo suficiente para elegir otra cosa, y es mejor saberlo ahora.

Datos personales, cookies y el aviso que no debería hacer falta

Una carta digital no necesita saber nada del cliente. No hace falta que se registre, ni que deje el correo, ni que acepte nada para ver lo que hay de comer. Si la suya se lo pide, pregunte para qué, porque cada dato que se recoge convierte al local en responsable de guardarlo y de borrarlo cuando toca.

Sobre el aviso de cookies, hay una confusión frecuente. La normativa no obliga a pedir consentimiento por cualquier cosa que se guarde en el navegador: las estrictamente necesarias para que el servicio funcione —como recordar el idioma o el carrito— están exceptuadas. Lo que obliga a pedir consentimiento es lo demás: analítica de terceros, píxeles de publicidad, botones de redes sociales que cargan desde fuera.

De ahí sale una consecuencia práctica que casi nadie aprovecha: una carta que no lleva analítica de terceros no necesita banner de cookies. Y un banner menos es dos toques menos entre el cliente y la comida, justo en el momento en que tiene hambre y poca paciencia.

Donde sí aparecen datos personales es en lo que los exige de verdad: una reserva necesita un teléfono, una recogida necesita un nombre. En cuanto eso ocurre hacen falta tres cosas: decir para qué se usan, decir cuánto se guardan y que el sistema los borre solo cuando vence el plazo. Un sistema que los guarda indefinidamente traslada el problema legal al local.

Cómo está resuelto esto en QuickOrder

Este apartado va al final a propósito: si lo anterior no le ha servido, esto tampoco le va a servir.

La carta la cambia el local, desde el móvil, y el cambio llega a las cartas ya abiertas. Agotar un plato es un gesto desde la barra. El menú del día se monta como un conjunto con su horario, para que aparezca y desaparezca solo.

Los alérgenos tienen tres estados y no dos: contiene, comprobado que no contiene, y sin indicar. Un plato sin respuesta explícita en los catorce no se publica. Es incómodo al principio y es deliberado: preferimos una carta incompleta a una carta que afirme «no contiene» porque nadie contestó. Los nombres de los alérgenos no se traducen a máquina en ningún idioma.

La carta se muestra en el idioma del cliente y el personal ve la comanda en el del local. El contraste de los colores corporativos se comprueba al elegirlos: si un tono no llega al mínimo legible, el panel lo dice antes de que llegue a la mesa. Y desde la misma carta se puede pedir y pagar, que es la diferencia entre enseñar y trabajar.

Lo que no hacemos: no somos una caja registradora, no llevamos almacén y no hacemos reparto.

Preguntas frecuentes

En resumen

Una carta digital sirve si se puede cambiar cuando la realidad cambia, si los alérgenos están contestados de verdad y si se lee de pie, con una mano y con sol. Lo demás —fotos, idiomas, pedidos— se construye encima y es lo que separa a unas herramientas de otras.

Y si su carta no cambia nunca, un PDF bien hecho puede bastarle. Preferimos decirlo nosotros a que lo descubra usted después de pagar una cuota durante un año.