¿Cuánto cuesta una carta digital con QR en España?

La respuesta corta es que hay cuatro formas de pagar una carta digital y que el precio anunciado casi nunca coincide con lo que acaba costando. La diferencia no está en letra pequeña ni en trampas: está en el trabajo de montaje, que nadie factura y todo el mundo paga en horas propias.

Este artículo desmonta el coste entero: qué es gratis de verdad y hasta dónde llega, qué suele incluir una cuota mensual, cómo se calcula lo que cuesta realmente una comisión por pedido, cuántas horas se van en pasar la carta y rellenar los alérgenos, qué hardware hace falta y qué partidas aparecen en el segundo mes.

Somos parte del mercado que describimos, así que conviene saberlo. Por eso hemos puesto nuestros números al final y con el mismo detalle que pedimos a los demás, y no hemos puesto los de nadie más: los precios ajenos cambian, y publicar una comparativa con cifras de terceros es hacerle a usted una promesa sobre algo que no controlamos.

Los cuatro modelos de precio que existen

Todo lo que se vende en este mercado encaja en uno de estos cuatro, o en una mezcla. Reconocer cuál le están ofreciendo es lo primero, porque dos presupuestos con modelos distintos no se pueden comparar mirando la cifra grande.

Ninguno es tramposo por sí mismo y los cuatro tienen su sitio. Lo que sí cambia mucho las cuentas es la estacionalidad: una cuota fija y una comisión cuestan parecido en agosto y muy distinto en febrero, y en España eso no es un detalle.

¿Qué es gratis de verdad?

Generar un código QR es gratis y lo será siempre: un código QR es un formato abierto, no un producto. Cualquier generador honesto crea uno sin cobrar, y ese código puede apuntar a donde usted quiera.

Alojar un PDF con su carta también puede ser gratis, con una carpeta compartida o con la web que ya tenga. Con eso, un local con carta fija cumple lo básico y no paga nada. Es una opción real y la decimos sin incomodidad: si su carta no cambia, no necesita más.

Lo que no es gratis empieza justo después: que la carta se pueda cambiar sin rehacer el archivo, que un plato se pueda agotar desde la barra, que los alérgenos estén por plato y no en un anexo, que haya idiomas, que el cliente pueda pedir. Cada una de esas cosas es trabajo de alguien todos los meses, y por eso se cobran.

Hay una trampa frecuente que conviene nombrar: los servicios gratuitos que alojan su carta en un dominio suyo. El día que cierran, o que cambian de política, los códigos impresos en cuarenta mesas dejan de llevar a ninguna parte. Gratis y reimprimir cuarenta pegatinas no es gratis.

Qué es gratis de verdad y qué se paga después

El pago único: qué se compra y qué no

Se compra el montaje: alguien pasa su carta a un sistema, la maqueta, la publica y le entrega los códigos. Se paga una vez y a partir de ahí no hay cuota. Suena bien y funciona en un caso concreto: carta estable, sin idiomas, sin pedidos y sin muchas ganas de tocar nada.

Lo que no se compra es el futuro. La pregunta que decide si esta opción le conviene es qué pasa cuando quiere cambiar un precio: si lo puede hacer usted, es una buena compra; si hay que pedirlo y se factura por horas, ha comprado una carta congelada con un mecanismo de descongelado de pago.

Conviene además preguntar durante cuánto tiempo estará publicada. Un pago único no cubre el alojamiento eterno, y en algún momento alguien tiene que seguir pagando el servidor donde vive su carta. Si la respuesta es vaga, la carta tiene fecha de caducidad y nadie se la ha dicho.

La cuota mensual: qué suele incluir y qué no

Es el modelo más común y el más fácil de presupuestar: una cifra al mes, el local cambia lo que quiere, el proveedor mantiene el sistema. Lo que varía muchísimo es qué entra dentro, y ahí es donde dos cuotas parecidas dejan de ser comparables.

Las preguntas que separan una cuota de otra son cinco: cuántas mesas o puntos de pedido entran, si se cobra por local o por cada uno cuando hay varios, si los idiomas se pagan aparte, si permite pedir y pagar o sólo mostrar, y si el soporte está incluido o se factura.

Un aviso sobre la unidad de cobro, porque es la que más sorpresas da: «por local» y «por punto de pedido» son unidades distintas, y cuál conviene depende de su sitio. Un bar de seis mesas sale mejor con una cuota por punto; un restaurante de cuarenta, con una cuota por local. Ninguna de las dos es más honesta que la otra; lo deshonesto es no decir cuál es antes de firmar.

Y una cuestión que casi nadie pregunta y que en España pesa: qué pasa el mes que el local cierra. Muchos negocios de costa bajan la persiana en invierno, y pagar la misma cuota en enero que en agosto por un sistema que nadie usa es dinero tirado. Merece la pena preguntarlo con esas palabras: «¿qué pago el mes que cierro?».

La comisión por pedido: cómo se calcula el coste real

Una comisión es un porcentaje de lo que usted vende a través del sistema. Su virtud es que si no vende, no paga. Su defecto es exactamente el mismo mecanismo visto al revés: cuanto mejor le va, más paga, y sin techo.

La aritmética es sencilla y conviene hacerla antes y no después. Si por el móvil pasan 6.000 € al mes y la comisión es del 5 %, son 300 € al mes, 3.600 € al año. Si esa misma facturación creciera a 10.000 €, serían 500 € al mes sin que el proveedor haga nada distinto.

De ahí sale la única cuenta que hay que hacer para comparar una comisión con una cuota: el punto donde se cruzan. Con una cuota de 60 € y una comisión del 5 %, el cruce está en 1.200 € de facturación mensual por el móvil. Por debajo, la comisión sale más barata; por encima, la cuota.

Hay un matiz que cambia el resultado y que conviene aclarar siempre: sobre qué se calcula la comisión. No es lo mismo un porcentaje sobre lo que pasa por el sistema que un porcentaje sobre toda la facturación del local. Lo segundo existe y es muy caro.

Cuota o comisión: la división que dice cuál sale más barato

Lo que nunca aparece en el precio: el montaje

Es la partida más grande del primer mes y casi nunca está en el presupuesto, porque la paga el local en horas propias. Consiste en pasar la carta plato a plato, escribir las descripciones, rellenar los alérgenos, hacer las fotos y revisar el resultado.

Merece la pena estimarlo antes de empezar, aunque sea a ojo, porque decide si el proyecto se termina o se queda a medias. Una carta de cuarenta platos con descripciones y alérgenos es una tarde larga de dos personas, o dos tardes de una. Con fotos, más.

La fila de los alérgenos es la que sorprende, y no hay atajo honesto: son catorce respuestas por plato, y la respuesta la tiene la etiqueta del proveedor o la cabeza de quien cocina. Cualquiera que le prometa rellenarlos automáticamente le está ofreciendo una suposición con aspecto de dato.

Algunos proveedores hacen el montaje por usted, gratis o cobrando. Si se lo ofrecen gratis, pregunte qué parte incluye: pasar la carta es lo fácil; los alérgenos son lo caro, y casi nadie los incluye porque no puede responder por ellos.

¿Hace falta comprar algo?

Para mostrar la carta, nada: el hardware lo pone el cliente en su bolsillo. Para recibir pedidos hace falta una pantalla en la barra o en la cocina, y ahí sí hay un gasto, aunque casi siempre menor del que se teme.

Una tablet de gama baja sirve, y muchos locales empiezan con un móvil viejo del propio dueño. Lo que importa no es la potencia sino tres cosas prácticas: que se vea con las manos mojadas o con guantes, que esté enchufada a la corriente y no dependiendo de batería, y que esté donde alguien la mire.

Los soportes de mesa para los códigos son el otro gasto físico. Una pegatina cuesta céntimos y dura poco; un soporte de metal o metacrilato cuesta unos euros por mesa y dura la temporada. En terraza, el soporte gana siempre: la pegatina se despega con el calor y se va con la limpieza.

Y conviene presupuestar la reposición: entre roturas, robos y desgaste, un porcentaje de los soportes desaparece cada temporada. No es mucho dinero, pero es un gasto recurrente que nadie apunta la primera vez.

Las comisiones bancarias: el coste que no es del software

Si el cliente paga con tarjeta desde el móvil, hay una comisión de cobro, y no la cobra el programa de la carta sino el proveedor de pagos. Es la misma clase de comisión que ya paga con el datáfono, y conviene no confundirla con lo que cuesta el software.

Se compone casi siempre de dos partes: un porcentaje del importe y una cantidad fija por operación. Esa parte fija es la que pesa en la hostelería, porque los tickets son pequeños: la misma comisión fija duele mucho más en un café de 1,60 € que en una comida de 60 €.

De ahí una consecuencia práctica que conviene tener en cuenta al decidir si permite pedir y pagar plato a plato o por cuenta abierta: cuatro cobros de 4 € pagan cuatro veces la parte fija; un cobro de 16 €, una sola vez.

Lo que sí hay que preguntar al proveedor del software es si el dinero va directamente a su cuenta o pasa antes por la suya. La diferencia importa: en el primer caso usted cobra como siempre; en el segundo, hay un intermediario más y unos días de espera que conviene conocer.

Qué se paga por cada pedido y qué comisión es del banco

Los costes que aparecen en el segundo mes

• Idiomas adicionales, cuando se facturan aparte de la cuota.
• Traducción de verdad, si no quiere depender de la automática.
• Fotos, si decide encargarlas en lugar de hacerlas usted.
• Dominio propio, si quiere que la carta esté en una dirección suya.
• Soporte fuera de horario, cuando no está incluido.
• Reposición de soportes y pegatinas.
• Formación del equipo nuevo cada temporada, que cuesta tiempo aunque no se facture.

Ninguno es grande por separado. Juntos explican la diferencia habitual entre lo que se presupuestó y lo que se está pagando en el cuarto mes, y la mayoría se pueden preguntar antes con una frase: «además de la cuota, ¿qué más voy a pagar el año que viene?».

Cómo calcular su coste de un año en cinco minutos

1. Cuente sus puntos de pedido reales: mesas, hamacas, barras desde las que se podrá pedir.
2. Reste los meses que cierra o que baja de verdad. En costa suelen ser tres o cuatro.
3. Multiplique la cuota por los meses que sí abre, o aplique la comisión a lo que estime que pasará por el móvil.
4. Sume el montaje: cuente las horas de la tabla de arriba y póngales el valor que tenga su tiempo.
5. Sume el hardware una vez y los soportes cada temporada.
6. Sume aparte las comisiones de cobro, que no son del software.

La cifra que sale de ahí es la comparable. La del anuncio, no. Y con ella en la mano, la conversación con cualquier proveedor cambia de tono: deja de ser «cuánto cuesta» y pasa a ser «esto es lo que me va a costar con usted, corríjame si me equivoco».

El mes que no vende: la pregunta que decide el año

En un país donde media hostelería vive de temporada, el coste de un sistema no se mide en el mes bueno. Se mide en enero, cuando la terraza está recogida, el local abre a medio gas o directamente cierra, y la cuota sigue llegando.

Hay tres respuestas posibles a esto y conviene saber cuál le dan: pagar igual todo el año, poder pausar el servicio unos meses, o que el coste baje solo cuando no hay actividad. La primera es la más común y la que peor encaja con un chiringuito.

Si su negocio es estacional, esta es probablemente la pregunta más rentable de toda la negociación, y se hace en una frase: «¿qué pago en un mes en el que no vendo nada por el sistema?».

El coste de no tenerla: la cuenta que nadie hace

Antes de comparar presupuestos conviene poner cifra a la alternativa, que no es cero. Una carta de papel también cuesta dinero todos los años, solo que el gasto está repartido y no llega en una factura con nombre.

La partida principal es reimprimir. Un local que cambia precios dos veces al año y tiene treinta cartas plastificadas gasta en impresión y plastificado una cantidad modesta cada vez, pero la cuenta real incluye lo que no se ve: el diseño o la maquetación, el viaje a la imprenta, los días en que la carta nueva no está y se corrige a bolígrafo, y las cartas que se manchan y hay que reponer a mitad de temporada.

La segunda partida es la tabla de alérgenos. Mantenerla al día en papel significa rehacerla cada vez que cambia un proveedor o entra un plato, y en la práctica significa que no se mantiene. El coste de eso no es dinero hasta el día que lo es.

Y la tercera no se puede medir sin inventar números, así que no la vamos a cuantificar: son las consumiciones que no se piden porque nadie llegó a la mesa. Cada local sabe si tiene ese problema mirando su terraza un viernes a las nueve. Si no lo tiene, esta partida es cero y la cuenta cambia.

Conviene saber. Haga el cálculo con sus datos antes de pedir presupuestos: cuántas veces reimprimió el año pasado, cuánto costó cada vez y cuántas horas se fueron. Es la cifra contra la que hay que comparar, y casi nadie la tiene a mano.

¿Y si ya tengo una web? ¿Me sirve para la carta?

Sirve para alojar un PDF y para poner un enlace, y eso ya es algo. No sirve para lo que distingue a una carta digital: cambiar un precio sin tocar código, agotar un plato desde la barra, mostrar alérgenos por plato o recibir pedidos.

Hay una vía intermedia que funciona bien y que se aprovecha poco: dejar la web como está y colgar de ella la carta del proveedor. La web sigue siendo la cara del negocio, con sus fotos y su historia, y el botón de «Carta» lleva a la carta viva. Al cliente le da igual que sean dos sistemas; a usted le ahorra rehacer la web.

Si le ofrecen rehacer la web entera para poner la carta, el presupuesto ya no es de carta digital: es de web, y cuesta otra cosa. Conviene separarlo en dos partidas y decidir cada una por su lado.

¿Cuánto cuesta traducir la carta?

Depende de qué se entienda por traducir, y hay tres niveles con costes muy distintos. El primero es automático: lo hace el sistema y cuesta cero o casi, con la calidad que cabe esperar. El segundo es automático revisado por alguien que habla el idioma: unas horas de trabajo. El tercero es traducción profesional, que se cobra por palabra.

Para la mayoría de las cartas, el segundo nivel es el punto razonable. Una carta de cuarenta platos son unas seiscientas u ochocientas palabras por idioma, y revisarlas es un rato de trabajo, no un proyecto.

Lo que no admite el primer nivel son los alérgenos. Un nombre de alérgeno mal traducido no es un error de estilo: cambia lo que el cliente entiende que lleva el plato. Si su proveedor traduce la carta entera a máquina sin excluir esa parte, ahí hay un coste escondido que se paga en otra moneda.

Un apunte para la costa mediterránea: el orden habitual de idiomas por utilidad suele ser inglés, alemán, francés y, según la zona, neerlandés. Empezar por los dos primeros y añadir después es más barato y más sensato que lanzarse a cinco de golpe y mantenerlos a medias.

¿Y las fotos? ¿Fotógrafo o móvil?

Las dos opciones son defendibles y el criterio no es el dinero sino cuántos platos. Para diez o quince platos, el móvil y una tarde junto a una ventana dan un resultado más que suficiente, sobre todo si se mantiene el mismo ángulo y el mismo fondo en todas.

Para una carta larga que quiera fotografiar entera, un profesional sale a cuenta por una razón práctica más que estética: hace en una mañana lo que a usted le llevaría tres tardes, y la cocina solo tiene que montar los platos una vez.

Lo que conviene preguntar a un fotógrafo, sea cual sea su tarifa, son tres cosas: cuántos platos entran en la sesión, si el precio incluye la edición y si le cede los derechos para usarlas donde quiera. La tercera se olvida siempre y es la que da problemas cuando esas fotos quieren ponerse en otro sitio dos años después.

Y una advertencia sobre el banco de imágenes, que parece la opción barata: muchas licencias gratuitas exigen atribución o excluyen el uso comercial. Usar una foto sin comprobarlo convierte un ahorro de veinte euros en una reclamación.

Permanencia, bajas y el coste de irse

Hay dos formas de que un proveedor le retenga: por contrato o por molestia. La primera se lee; la segunda no aparece en ningún papel y es la que más cuesta.

La de contrato se resuelve preguntando: si hay permanencia, cuánto dura y qué se paga por salir antes. Es una pregunta normal y una respuesta clara es buena señal, tenga la duración que tenga.

La de molestia es más sutil. Si al irse pierde la carta entera y hay que volver a teclear sesenta platos con sus alérgenos, el coste de cambiar de proveedor son dos tardes de trabajo, y eso funciona como una permanencia que nadie ha firmado. Si además los códigos impresos apuntan a un dominio del proveedor, sume reimprimir todas las mesas.

Las dos preguntas que despejan esto caben en una línea: «¿me llevo la carta y en qué formato?» y «¿la dirección de mi carta es mía o suya?». Con dominio propio y una exportación en un fichero de hoja de cálculo, irse cuesta una tarde. Sin ninguna de las dos, cuesta empezar de cero.

IVA: qué precio ve el cliente y cuál paga usted

Dos cosas distintas que se mezclan a menudo. La primera es el IVA de su carta: los precios que ve el consumidor se muestran con impuestos incluidos, y eso no es una opción de configuración sino cómo debe verlos. Si su herramienta le obliga a escribir el precio sin impuestos y los suma al final, el cliente verá una cifra en la carta y otra al pagar.

La segunda es el IVA del servicio que usted contrata. Las cuotas de software se anuncian a veces sin IVA y a veces con él, y comparar una cifra con IVA contra otra sin IVA falsea la comparación en más de un veinte por ciento. Cuando pida presupuestos, exija que todos se lo digan de la misma forma.

Nuestros precios se publican sin IVA y así están en la tabla de más abajo, para que nadie tenga que adivinarlo.

¿Hay ayudas públicas para esto?

En España existen programas públicos de apoyo a la digitalización de pequeños negocios, y una carta digital o un sistema de pedidos pueden encajar en alguna de sus categorías. Lo que no podemos decirle es si a usted le corresponde, porque las condiciones, los plazos y los importes cambian de una convocatoria a otra y de una comunidad a otra.

La forma seria de averiguarlo es mirar la convocatoria vigente en la fuente oficial, no fiarse de lo que diga un comercial. Si un proveedor le asegura que su producto está subvencionado, pídale el nombre exacto del programa y la referencia de la convocatoria, y compruébelo usted.

Y tenga en cuenta un detalle que descoloca a mucha gente: estas ayudas suelen cubrir el alta y los primeros meses, no el servicio indefinidamente. La cuenta del segundo año hay que hacerla igual.

Un año de ejemplo, mes a mes

Un chiringuito de treinta hamacas y una barra, abierto de abril a octubre y cerrado el resto. Los números de la columna de la derecha son los nuestros; la estructura de la cuenta sirve con cualquier proveedor.

El total del año sale alrededor de 985 € sin IVA, frente a los 1.860 € que costaría la misma tarifa pagada los doce meses. La diferencia no es un descuento: es no cobrar por un servicio que nadie está usando.

Haga esta misma tabla con el presupuesto de cualquier proveedor. Es la prueba más rápida para saber si una tarifa está pensada para hostelería de temporada o para una oficina.

Cómo pedir presupuestos que se puedan comparar

Mande a todos el mismo texto. Si cada uno responde a una pregunta distinta, las respuestas no se pueden poner una al lado de otra, que es justamente lo que interesa evitar.

1. Diga cuántos puntos de pedido tiene y cuántos meses abre al año.
2. Diga si quiere sólo mostrar la carta o también recibir pedidos y cobrar.
3. Pregunte el precio total del primer año, montaje incluido.
4. Pregunte qué pasa en un mes sin actividad.
5. Pregunte si hay permanencia y qué ocurre al darse de baja.
6. Pregunte si se lleva la carta al irse y en qué formato.
7. Pregunte si las comisiones de cobro van aparte y de quién son.

Conviene saber. Un proveedor que no puede darle el precio del primer año completo sin una reunión previa le está diciendo algo sobre cómo trabaja. No necesariamente malo, pero sí relevante.

¿Y si tengo varios locales?

Cambia más de lo que parece, y no siempre a mejor. Lo primero que hay que preguntar es si se cobra por local o hay una tarifa de grupo, porque multiplicar por tres una cuota pensada para uno es la forma más rápida de que un proyecto que salía a cuenta deje de salir.

Lo segundo, y más importante para el día a día: si la carta es común o independiente. Dos locales de la misma marca con carta idéntica quieren cambiar el precio una vez, no dos. Dos locales con cocinas distintas quieren exactamente lo contrario. Un sistema que solo contempla uno de los dos casos le obligará a trabajar contra él.

Y lo tercero, que se olvida hasta el primer cierre de mes: si puede ver las cifras de todos juntos o tiene que entrar en cada uno. Con dos locales se sobrevive entrando en cada uno; con cinco, no.

En nuestro caso la cuota es por local y los puntos se cuentan en cada uno por separado, con su propia carta. Para una cadena con carta común eso puede no ser lo más cómodo, y preferimos decirlo antes que descubrirlo en la tercera alta.

Camareros, sistema o una mezcla: cuál sale más barato para el problema que tiene

Quién paga qué: la lista para la reunión

Llévese esta tabla a la conversación y pida que le rellenen la columna de la derecha. Vale para cualquier proveedor y evita la mayoría de los malentendidos que aparecen en la segunda factura.

Qué tiene que llevar la carta por la que va a pagar

Cinco errores al comparar presupuestos

• Comparar una cifra con IVA contra otra sin IVA. La diferencia es de más de un veinte por ciento y no tiene nada que ver con el producto.
• Comparar una cuota por local contra una cuota por punto de pedido sin traducirlas a la misma unidad con sus mesas reales.
• Olvidar el montaje. Es la partida más grande del primer mes y no está en ningún presupuesto.
• Sumar las comisiones de la tarjeta al coste del software en un presupuesto y no en el otro.
• Mirar solo el primer año. El descuento de alta desaparece en el mes trece, y la cuenta que importa es la del año dos.

Si traduce todos los presupuestos a la misma unidad —coste total del año dos, con IVA, con sus mesas y sus meses de apertura— la decisión suele volverse evidente en diez minutos. Sin esa traducción, se decide por la cifra más bonita del anuncio.

Qué cobramos nosotros

Va al final y con los mismos números que están en nuestra página de precios, para que pueda hacer con ellos exactamente la cuenta que acabamos de explicar.

Dos ejemplos con la cuenta hecha. Una terraza de doce mesas: 50 € + (12 − 10) × 5 € = 60 € al mes. Un chiringuito con treinta hamacas y una barra: 50 € + (31 − 10) × 5 € = 155 € al mes.

Los puntos se cuentan por días, no por meses enteros: un punto activo medio mes cuenta como medio punto. Si abre la terraza el 15 de junio, junio no se cobra como si hubiera estado abierta desde el día uno.

Y el mes sin un solo pedido pagado cuesta cero. No es una promoción de bienvenida ni una oferta con fecha: es cómo está construida la tarifa, porque las hamacas se guardan en invierno junto con el servicio. Las comisiones de cobro de la tarjeta son aparte y no son nuestras: el dinero va directamente a la cuenta del local.

Lo que no incluye: no somos una caja registradora, no llevamos almacén y no hacemos reparto. Y el montaje de la carta lo hacemos nosotros cuando hace falta, con una excepción que no es negociable: los alérgenos los confirma el local, porque la respuesta la tiene su cocina.

Preguntas frecuentes

En resumen

El precio de una carta digital son cuatro cifras, no una: lo que se paga al mes o por pedido, lo que cuesta el montaje en horas, lo que cuesta el hardware y los soportes, y lo que se lleva el banco por cobrar. Comparar sólo la primera es la forma más rápida de elegir mal.

Y si su carta no cambia nunca y su clientela es de siempre, la opción gratuita le sirve. Preferimos decirlo aquí a que lo descubra después de doce cuotas.