¿Cuánto cuesta un sistema de pedidos con QR?

La pregunta está mal hecha, y no es culpa de quien la hace: «sistema de pedidos con QR» nombra cuatro productos distintos, con trabajos distintos detrás y precios que no se parecen en nada. Uno es gratis y otro cuesta todos los meses.

Por eso a un mismo local le llegan presupuestos que no se pueden comparar: uno vende el cuadradito, otro vende una carta, otro vende que el cliente pida y pague, y otro vende todo lo anterior más la cocina y las reservas.

Aquí están las cuatro categorías, qué hace cada una, cómo saber en diez segundos en cuál está la oferta que le han pasado, y qué se paga en cada caso —con nuestras cifras, que son las únicas que podemos dar.

Las cuatro categorías

Las dos primeras resuelven problemas de información: no reimprimir, traducir, tener los alérgenos escritos. Las dos últimas resuelven problemas de acceso: mesas a las que nadie llega, horas punta, segundas rondas que se pierden.

Esa división explica casi todas las decepciones de este sector. Un local que compró la segunda esperando la tercera paga poco y no recibe pedidos; uno que compró la cuarta necesitando la segunda paga de más por funciones que nadie enciende.

Uno: el generador de códigos

Es gratis y siempre lo será. Generar un código no es un producto: es una operación que convierte una dirección de internet en un dibujo, y hay decenas de sitios que lo hacen sin cobrar.

Lo que sí hay que mirar es a dónde apunta ese código, porque ahí está la trampa habitual: algunos generadores crean una dirección intermedia suya, que pueden dejar de mantener o empezar a cobrar. Si eso pasa, sus treinta soportes dejan de servir.

La regla es simple: el código tiene que apuntar directamente a una dirección suya o de su proveedor de carta, y tiene que seguir sirviendo cuando cambie la carta. Si para cambiar un precio hay que reimprimir pegatinas, ha comprado un gasto recurrente sin saberlo.

Si alguien le cobra por generar códigos, no está pagando por el código: está pagando por lo que hay detrás, y conviene que le expliquen qué es.

Cómo se genera el código, qué tamaño necesita y qué no hace por sí solo

Dos: la carta digital

Hay formas gratuitas reales y para algunos locales son suficientes. Lo que se paga cuando se paga suele ser una cuota pequeña, y lo que se compra con ella son cuatro cosas concretas.

Que la carta se adapte al idioma del móvil del cliente. Que los alérgenos vayan plato a plato y se puedan filtrar. Que se pueda marcar un plato como agotado. Y que cambiar un precio no obligue a rehacer nada más.

Si su necesidad es esa, no hace falta que pague por recoger pedidos, y decirlo es lo honesto. Una carta digital bien hecha resuelve la mitad del valor de todo esto, y esa mitad está al alcance con poco o ningún gasto.

Lo que no compensa casi nunca es el PDF, aunque sea gratis: hay que ampliarlo con dos dedos, pesa, no sabe idiomas y cambiar un precio obliga a rehacer el archivo.

Qué es gratis de verdad, hasta dónde llega y qué se paga después

Tres: la carta que recoge pedidos

Es donde empieza a haber precio de verdad, porque detrás hay algo que funciona durante el servicio y que si falla se nota: una pantalla que recibe, avisos que suenan, estados, y a veces cobro.

Las tres formas de cobrarlo que existen son cuota fija, comisión por pedido y cuota por punto de pedido. No son mejores ni peores entre sí: cambian a quién le sale cara.

Una cuota plana castiga al local pequeño y premia al grande. Una comisión hace lo contrario y no tiene techo. Una cuota por punto sigue el tamaño del local, que es lo que de verdad cambia el trabajo que hay detrás.

Cuál le conviene se calcula con una división y depende de cuánto vaya a pasar por el sistema, no de cuánto factura el local entero. Es el error de cálculo más frecuente y cambia el resultado por completo.

La división que compara cuota y comisión, con el punto de cruce

Cuatro: el sistema completo

Añade a lo anterior las piezas que tocan al resto del local: pantalla de cocina por partidas, pedidos para llevar con hora de recogida, reservas de mesa, informes, y a veces almacén o personal.

La cuota es mayor y suele venir por módulos, y ahí aparece la pregunta que decide: cuáles de esos módulos va a encender de verdad en los próximos seis meses. Lo habitual es que sean menos de los que entusiasman en la demostración.

Conviene además separar dos cosas que se venden juntas: un sistema completo de pedidos no es una caja registradora. Si además le ofrecen sustituir su TPV, eso ya no es este presupuesto: es una mudanza con otro precio y otra permanencia.

La regla práctica para esta categoría: pague por lo que va a usar este año. Los módulos se pueden añadir después y casi nunca se pueden quitar del contrato.

Dónde acaba un sistema de pedidos y dónde empieza la caja

Cómo saber en cuál está la oferta que le han pasado

En diez segundos y sin entender nada técnico. Pida el enlace de una demostración y haga esto:

1. Abra la carta y entre en un plato, no se quede en la lista.
2. Busque un botón de añadir o pedir. Si no lo hay, es categoría dos.
3. Si lo hay, pulse enviar y pregunte dónde acaba de aparecer ese pedido. Que se lo enseñen en una pantalla.
4. Si aparece en una pantalla del local con la mesa escrita, es categoría tres.
5. Pregunte si esa pantalla se puede repartir por partidas y si hay recogida y reservas. Si sí, es categoría cuatro.

El paso tres es el que más se salta y el que más separa productos: hay ofertas donde el carrito existe y el pedido acaba en un correo electrónico que alguien tiene que abrir. En hora punta, eso no es un sistema de pedidos.

Carta o pedido directo: la prueba de los diez segundos, explicada entera

Cómo aprovechar una demostración

Media hora bien usada ahorra un año de contrato equivocado, y casi todas se desperdician en ver funciones que no se van a usar.

1. Lleve su carta, no la de ejemplo. Pida que monten tres platos de los suyos, con sus tamaños y sus opciones.
2. Pida pedir desde su propio móvil, no desde el del comercial.
3. Pulse enviar dos veces y compruebe que aparece una sola comanda.
4. Pida ver dónde aparece el pedido y cómo suena el aviso.
5. Pida agotar un plato desde la pantalla de cocina y contar los toques.
6. Pida subir el precio de un café y mire cuánto tarda en verlo un cliente que ya tiene la carta abierta.
7. Pregunte qué pasa si nadie acepta un pedido en cinco minutos.

Los pasos cinco y seis son los que separan productos pensados para una sala de productos pensados para una oficina. Si cualquiera de los dos requiere un ordenador, ya sabe algo importante.

Y si es posible, haga la demostración en su local y no en una reunión. La cobertura de su terraza y el ruido de su cocina cambian la mitad de las respuestas.

El coste que es igual en las cuatro

El montaje, y nadie lo factura porque casi siempre lo hace el local. Es también el mayor de todos en el primer año.

Pasar la carta con nombres y precios es rápido. Lo que cuesta son las descripciones, decidir las categorías, revisar los alérgenos con quien cocina y, si las quiere, las fotos. Cuente una tarde larga para una carta mediana y un rato aparte para los alérgenos.

Después empieza el mantenimiento: diez minutos al día, con una persona que tenga nombre. Es el requisito que más instalaciones tumba y el que menos aparece en los presupuestos.

Póngalo en euros al precio de la hora de quien lo va a hacer. Suele salir mayor que la cuota del primer año, y es la razón de que la pregunta por la exportación no sea desconfianza: lo caro de todo esto es la carta, no el programa.

Los aparatos

Menos de los que se venden. Para las categorías dos y tres basta con lo que ya tiene: el móvil del cliente y una tablet o un móvil de repuesto para ver los pedidos.

Lo que sí hay que comprar casi siempre no es el aparato: es el soporte fijo, la funda que se pueda limpiar y, si hace falta, un enchufe donde debe ir la pantalla. Un aparato funcionando con batería se queda sin ella el sábado a las dos y media.

Y los soportes de las mesas, que son unos euros por punto y hay que contarlos: en una terraza al sol, cuente con reponerlos una vez por temporada.

Si un proveedor le obliga a comprarle a él la tablet, pregunte por qué. Casi nunca hay una razón técnica.

Lo que aparece en el presupuesto y no es del sistema

Dos cosas, y las dos hay que sacarlas antes de comparar nada.

La comisión de la tarjeta. Es del proveedor de pagos, igual que la de su datáfono actual, y existe en todas las ofertas por igual. Una oferta que la mezcla con su cuota no se puede evaluar.

Y el alquiler del datáfono, si se lo ofrecen en el mismo paquete. Es otro contrato, con su propia permanencia, y conviene decidirlo aparte aunque llegue en la misma reunión.

Sáquelas de las dos ofertas que esté comparando. Lo que quede es lo que de verdad cuesta el sistema.

De qué se compone la comisión de la tarjeta y qué parte se negocia

Lo que de verdad decide el precio

No es la lista de funciones: es cuántos puntos de pedido tiene y cuánto va a pasar por el sistema. Todo lo demás son detalles alrededor de esos dos números.

El número de puntos decide el trabajo que hay detrás: una terraza de doce mesas y un club de playa de ciento cincuenta hamacas no usan la misma cantidad de nada, y por eso una cuota plana es injusta para el pequeño.

Y lo que pase por el sistema decide si le conviene cuota o comisión. Es una división y hay que hacerla con lo que se cobrará por el móvil, no con la facturación del local.

Con esos dos números delante, una conversación con un comercial dura diez minutos en lugar de una hora, y termina con una cifra en euros en lugar de con un folleto.

Los costes que aparecen después

• Alta o puesta en marcha, que se paga una vez y cambia la cuenta del primer año.
• Mínimo mensual escondido bajo una comisión: «X % con un mínimo de Y €» es una cuota disfrazada.
• Cobro por dispositivo o por pantalla adicional.
• Módulos que se activan después: recogida, reservas, informes.
• Reposición de soportes, sobre todo en terraza al sol.
• Traducciones y fotos, si no las hace usted.

El segundo se detecta con una pregunta directa: si un mes no vendo nada por el sistema, ¿cuánto pago? Si la respuesta no es cero, hay una cuota escondida y hay que meterla en la comparación como tal.

La permanencia, que pesa más que el precio

Una oferta barata con dos años de permanencia es una apuesta sobre un negocio que cambia cada temporada. Y en hostelería cambia: se traspasa, se reforma, se cierra en invierno.

Las tres preguntas que hay que hacer son concretas. Cuánto dura. Qué se paga por salir antes. Y si al renovar se renueva también la permanencia, que es lo que convierte una prueba de un año en una relación indefinida.

Hay una cuarta que casi nadie pregunta y que en un traspaso es la que importa: qué pasa con el contrato si el local cambia de manos. Un contrato que sigue a nombre de quien se fue es un problema que se descubre tarde.

Y la de siempre, que no es de precio y cuesta más que todas: en qué formato se lleva la carta si se va. Las horas de montarla con traducciones y alérgenos revisados son la inversión real, y es lo único que no se puede volver a comprar.

Qué cobramos nosotros

Estamos en la categoría tres: carta que recoge pedidos y, si el local quiere, los cobra. No somos caja registradora, no hacemos reparto y no nos integramos con TPV.

Se paga por punto de pedido: 50 € al mes con diez puntos incluidos y 5 € al mes por cada punto a partir del undécimo. Sin comisión sobre su facturación, 0 %.

El mes en el que no hay ningún pedido pagado cuesta 0 €, y los puntos se cuentan por días: si abre la terraza el 15 de junio, junio no se cobra como un mes entero.

Una terraza de doce mesas son 60 € al mes. Un chiringuito con treinta hamacas y una barra, 155 €. Y si su local es pequeño y va a mover muy poco por el sistema, una comisión sin mínimo puede salirle más barata: la división se lo dirá mejor que nosotros.

Qué pasa cuando algo falla un sábado

Es una parte del precio que no aparece como línea y que se nota el primer día malo. Un sistema que funciona de lunes a viernes de nueve a seis no sirve en un negocio que trabaja de viernes a domingo.

Las preguntas son tres: en qué horario hay alguien, por qué vía se le avisa y en cuánto tiempo contestan. Y una cuarta que revela bastante: qué se hace mientras tanto.

Esa última tiene una respuesta correcta y es aburrida: el bloc sigue en el cajón, se vuelve a trabajar como hace dos años y no se para el servicio. Un proveedor que no la mencione no ha estado en una sala llena.

Conviene además preguntar quién monta la carta al principio y qué cuesta, y sobre todo quién la mantiene el segundo mes. Muchas ofertas incluyen el montaje y ninguna incluye los diez minutos diarios.

Cinco errores al comparar presupuestos

• Comparar una oferta de categoría dos con una de categoría tres mirando solo la cuota.
• Dejar la comisión de la tarjeta dentro de la comparación.
• No preguntar qué se paga el mes que el local está cerrado.
• No contar las horas de montaje, que suelen superar la cuota del primer año.
• Firmar sin preguntar en qué formato se lleva la carta si se va.

El primero es el que más veces acaba en decepción, y no siempre por mala fe del vendedor: las dos cosas se llaman igual en casi todos los folletos del sector.

Empezar pequeño sale más barato

La forma más cara de contratar esto es la más habitual: montar el local entero desde el primer día, con todos los módulos y todas las mesas.

Lo que funciona es lo contrario: una zona, la que más duele, con la carta corta y sin módulos añadidos. Si esa zona funciona, se amplía; si no, se ha perdido un mes y no un año.

Tiene además una ventaja de negociación: al ampliar ya sabe qué necesita de verdad y qué no va a usar nunca, y esa información vale dinero en la segunda conversación.

Por eso conviene que la tarifa permita crecer y encoger por puntos de pedido, y que no obligue a contratar el local entero desde el principio. Es una pregunta que hay que hacer al firmar.

Si tiene más de un local

Cambia la cuenta y cambia lo que hay que preguntar, porque casi todas las tarifas están pensadas para un local y se adaptan mal a dos.

Lo primero que hay que decidir es si las cartas son la misma o no. Si son la misma, quiere poder cambiar un precio una vez y que se aplique en los tres sitios; si son distintas, quiere justo lo contrario y que un cambio no se propague por error.

Lo segundo son los informes: ver los tres locales juntos y cada uno por separado. Parece obvio y hay productos donde hay que entrar y salir de tres cuentas distintas.

Y lo tercero, el precio: pregunte si hay tarifa por grupo o si son tres contratos independientes, y qué pasa si uno de los tres cierra en invierno. En una tarifa por punto de pedido, lo lógico es que cada local cuente sus puntos.

Cómo pedir presupuestos comparables

1. Diga cuántos puntos de pedido tiene: mesas, hamacas, barra, mostrador.
2. Diga qué quiere que pase cuando el cliente pulsa enviar.
3. Pida el precio en euros al mes para su tamaño, no una tarifa general.
4. Pida por separado: cuota, alta, dispositivos, módulos y comisión si la hay.
5. Pregunte qué paga el mes de menos actividad y el mes cerrado.
6. Pregunte por la permanencia y por la exportación de la carta.

Con esas seis, dos ofertas que parecían incomparables se comparan en cinco minutos. Y un proveedor que no quiera darle el número para su tamaño concreto le está diciendo algo.

Preguntas frecuentes

En resumen

Cuatro categorías con precios que no se parecen: el generador es gratis, la carta puede serlo, la carta con pedido se paga cada mes y el sistema completo bastante más. Casi todas las decepciones vienen de comprar una creyendo que era otra.

Antes de comparar nada: identifique la categoría con el botón de añadir, saque la comisión de la tarjeta de las dos ofertas y ponga en euros las horas de montar la carta. Después, la cuenta es sencilla.