Carta QR gratis: qué es gratis de verdad y qué se paga después

La respuesta corta es que sí: se puede tener una carta con código QR sin pagar nada a nadie, hoy mismo y en una tarde. Hay al menos cuatro formas de hacerlo, todas legítimas, y para una parte de los locales son suficientes durante años. Quien le diga lo contrario le está vendiendo algo.

La respuesta larga es que lo gratuito no es lo mismo que lo que no cuesta. Una carta gratis se paga en otra moneda: en ratos, en errores que nadie ve hasta que alguien reclama, y de vez en cuando en un montón de códigos impresos que dejan de llevar a ninguna parte. Esta guía trata de dónde está exactamente esa frontera, para que usted decida de qué lado le conviene estar.

Está escrita por quien vende cartas digitales de pago, y eso conviene decirlo antes que nada. Por eso mismo hemos procurado que cada afirmación se pueda comprobar sin creernos: las formas gratuitas están descritas de verdad, con sus pasos, y los problemas que contamos son los que se ven en una terraza en agosto, no los que hacen falta para cerrar una venta.

¿Existe de verdad una carta QR gratis?

Existe. Un código QR no es un producto ni un servicio: es una forma de escribir una dirección de internet con cuadraditos negros. Generarlo no cuesta nada y nunca ha costado nada, porque el formato es un estándar público y cualquiera puede fabricar uno. Lo que puede costar dinero es lo que hay al otro lado de esa dirección, y solo si usted quiere que haga algo más que mostrar un papel.

Esa distinción es la que se pierde en casi todas las conversaciones sobre el tema. El código no es la carta. El código es el cartel que indica dónde está la carta. Si su carta es un PDF colgado en la nube, el código es gratis y el PDF es gratis. Si su carta tiene que saber que se han acabado los mejillones, entonces ya no está hablando de un PDF, y ahí empieza otra conversación.

Merece la pena entenderlo bien porque ahorra dinero en los dos sentidos. Hay locales pagando una cuota mensual por algo que podrían resolver con un archivo y un generador gratuito. Y hay locales que llevan tres años con un PDF que nadie actualiza, convencidos de que están ahorrando, mientras el camarero recita precios viejos y la cocina responde de memoria sobre alérgenos.

Las cuatro formas de tener una carta con QR sin pagar nada

Todas funcionan hoy y ninguna requiere conocimientos técnicos más allá de saber subir un archivo. Las diferencias entre ellas importan menos de lo que parece al principio y mucho más de lo que parece al año siguiente.

Las dos primeras son suyas del todo: el archivo es suyo, el alojamiento es suyo y nadie puede cambiarle las condiciones. Las dos últimas dependen de que una empresa siga haciendo gratis lo que hoy hace gratis, que es una suposición razonable pero no un contrato.

Si va a elegir una, elija con este criterio y no con el de la comodidad del primer día: ¿quién controla la dirección que está impresa en sus mesas? Si la controla usted, cualquier problema posterior se resuelve cambiando lo que hay al final de esa dirección. Si la controla otro, el problema se resuelve reimprimiendo cuarenta soportes.

¿Para qué locales es suficiente una carta gratis?

Para más de los que la industria admite. Un PDF bien hecho y actualizado es una carta perfectamente digna si su negocio reúne estas condiciones a la vez: la carta cambia pocas veces al año, cabe en una pantalla de móvil sin zoom, está en un idioma o dos, y casi nunca se acaba nada a media tarde.

• Una cafetería de barrio con quince referencias y precios estables.
• Un local de menú diario donde lo que cambia se canta de viva voz y se escribe en la pizarra.
• Una panadería o una heladería, donde el producto se ve en el mostrador y la carta es una lista de precios.
• Un negocio de temporada corta que abre diez semanas y cierra.

En todos esos casos, pagar una cuota mensual por una carta digital es pagar por capacidades que usted no va a usar. Nosotros preferimos decirlo aquí, en nuestra propia web, que descubrirlo tres meses después de la firma con un cliente que se siente estafado.

La lista se vuelve del revés en cuanto aparece cualquiera de estas otras cosas: más de dos idiomas, platos que se agotan, precios que se mueven con el mercado, terraza o playa con rotación alta, o la intención de que el cliente pueda pedir y pagar sin esperar. Cada una de ellas convierte el archivo estático en una tarea recurrente, y las tareas recurrentes se abandonan.

El código QR gratuito que un día deja de funcionar

Este es el problema más caro de todos los que trae lo gratuito, y el que menos se ve venir. Hay dos clases de código QR, se llaman igual, se imprimen igual y se comportan de forma opuesta cuando pasa el tiempo.

Un código estático lleva la dirección escrita dentro de los propios cuadraditos. Cuando el móvil lo lee, va directamente a esa dirección. No hay intermediario, no caduca nunca y funciona aunque el sitio donde lo generó desaparezca mañana. A cambio, no se puede cambiar: si la dirección cambia, el código ya impreso queda inservible.

Un código dinámico lleva dentro una dirección corta del servicio que lo generó, y ese servicio redirige al destino real. Por eso se puede cambiar el destino sin reimprimir, y por eso el servicio puede contar cuántos escaneos hubo. También por eso, el día que ese servicio cierra, limita su plan gratuito o decide cobrar por editar, todos sus códigos impresos dejan de llevar a su carta.

Ojo. Muchos generadores gratuitos entregan códigos dinámicos por defecto, porque así conservan al usuario. Antes de mandar nada a imprenta, compruebe cuál le han dado: lea el código con el móvil y mire la dirección que aparece. Si no es la suya, el código es dinámico y depende de un tercero.

La comprobación cuesta treinta segundos y evita el escenario que hemos visto más de una vez: cuarenta vinilos pegados en mesas de terraza, un servicio que pasa a cobrar por seguir editando, y un local que tiene que elegir entre pagar una cuota que no había previsto o rascar cuarenta pegatinas en plena temporada.

Si va por la vía gratuita, la recomendación es clara: genere el código estático apuntando a una dirección que controle usted. Un enlace de su propio dominio, o al menos una carpeta pública de su cuenta de almacenamiento cuyo enlace no cambie. Así, el día que quiera cambiar de sistema, cambia el contenido de esa dirección y los códigos impresos siguen valiendo.

¿Por qué un PDF se lee mal en el móvil?

Porque un PDF está pensado para una hoja de tamaño fijo y una pantalla de móvil no lo es. El archivo no se reorganiza: el teléfono muestra la hoja entera, diminuta, y el cliente tiene que ampliar y arrastrar. En una terraza, con sol y una mano ocupada, eso son tres o cuatro gestos por cada plato que quiere leer.

El caso peor es la tabla de alérgenos. Catorce columnas de iconos más la columna de los platos no caben de ninguna manera: al ampliar para leer los iconos se pierde de vista el nombre del plato, y al alejarse para ver el plato los iconos se vuelven manchas. El resultado práctico es que el cliente alérgico deja de mirar la tabla y pregunta al camarero, que es exactamente lo que la carta debía evitar.

Hay una solución intermedia y barata: en lugar de exportar la carta de papel a PDF, hacer una página web sencilla con el texto corrido. Una página de texto se adapta sola a cualquier pantalla, pesa una décima parte y se puede leer con lector de pantalla. Si tiene web, es media hora de trabajo. Si no la tiene, este es el momento en que lo gratuito empieza a pedir conocimientos que no todo el mundo tiene.

Cómo saber que ha salido bien. Abra su carta actual en su propio móvil, con datos y no con la red del local, de pie y a pleno sol. Si tiene que ampliar para leer un precio, sus clientes también.

¿Cuánto trabajo cuesta cada cambio de precio?

Más de lo que parece, y el problema no es la primera vez sino la décima. Cambiar un precio en una carta gratuita son cuatro pasos, y los cuatro hay que hacerlos bien para que el cliente vea el precio nuevo.

1. Editar el documento original, que tiene que seguir existiendo y estar a mano.
2. Volver a exportarlo a PDF con el mismo nombre de archivo, o el enlace cambia.
3. Subirlo sustituyendo al anterior, no al lado del anterior.
4. Comprobarlo desde un móvil que no sea el suyo, porque el suyo puede estar mostrando la copia guardada.

El cuarto paso es el que se salta todo el mundo y el que más disgustos da. Los navegadores y los visores de la nube guardan una copia del archivo para no descargarlo dos veces. Usted sube la carta nueva, la abre en su teléfono, ve la nueva y da el asunto por cerrado; el cliente que estuvo ayer sigue viendo la de ayer durante horas o días. No hay ningún aviso de que eso está ocurriendo.

Cuando la carta cambia una vez al año, esto es una anécdota. Cuando cambia cada vez que sube el pescado, es una fuente permanente de discusiones en la mesa por un euro de diferencia, y de camareros que acaban diciendo que no hagan caso de la carta.

¿Qué pasa con los alérgenos si la carta es gratis?

La obligación no depende del soporte. El reglamento europeo de información alimentaria, el (UE) 1169/2011, exige que la información sobre las catorce sustancias que causan alergias e intolerancias, recogidas en su anexo II, esté disponible para el cliente antes de que pida, y sin coste. En una carta gratuita, en una de pago o en una pizarra: la obligación es la misma.

Lo que cambia con el soporte no es la obligación, es la probabilidad de cumplirla el martes de la semana catorce. Un PDF puede llevar los alérgenos perfectamente. El problema aparece cuando cambia el proveedor del pan y hay que repasar qué platos llevan ese pan, encontrarlos en el documento, corregirlos y volver a subir. Nada de eso es difícil; todo eso es lo que no se hace cuando hay ochenta cubiertos esperando.

Hay además una diferencia de fondo que no tiene que ver con la comodidad. En una tabla de casillas, la casilla vacía significa dos cosas distintas a la vez: significa que el plato no lleva ese alérgeno y significa que nadie lo ha comprobado todavía. Para el cliente son la misma casilla en blanco, y la segunda puede mandarle al hospital.

Conviene saber. Ese es el motivo por el que en nuestro sistema un alérgeno tiene tres estados y no dos: contiene, no contiene y no comprobado. Un plato sin comprobar se publica con su advertencia visible, no se esconde y no finge estar limpio. Es la decisión de la que estamos más seguros de todo el producto.

Si va a quedarse con la carta gratuita, hágalo entonces con esta regla: no ponga una tabla de casillas. Escriba al lado de cada plato, en palabras, lo que lleva de la lista de catorce, y escriba también cuáles no ha podido comprobar. Es más feo y es más honesto, y el día que alguien pregunte en serio usted tiene algo que enseñar.

¿Y si mis clientes hablan cuatro idiomas?

Entonces la carta gratuita se multiplica por cuatro y el trabajo de mantenerla también. No hay atajo: un PDF es un idioma. Cuatro idiomas son cuatro archivos, cuatro enlaces y, si quiere hacerlo bien, cuatro códigos o un código que lleve a una página con cuatro botones, que ya es una página web.

El error más común aquí es resolverlo con un traductor automático y darlo por hecho. Para los nombres de los platos suele bastar, aunque produzca cosas graciosas. Para los alérgenos no basta nunca: los nombres de las catorce sustancias son términos con valor legal, y una traducción aproximada de «frutos de cáscara» o «altramuces» puede dejar a alguien sin la información que necesitaba. Esos nombres se copian de la lista oficial en cada idioma, no se traducen.

Y hay un segundo error, más sutil, que se paga en la cocina: traducir también la comanda. El cliente elige en alemán y la comanda tiene que llegar a la barra en el idioma en que trabaja la barra. Si el sistema traduce el pedido entero, el cocinero recibe un plato que no reconoce. Idioma del cliente e idioma del local son dos cosas distintas y hay que decidirlas por separado.

¿Qué hace una carta gratis cuando se acaba un plato?

Nada, y ese es el límite más claro de todos. Un archivo no sabe que a las dos y media se han terminado los mejillones. Lo sabe el cocinero, y a partir de ese momento la carta que el cliente está leyendo en su móvil es mentira hasta que alguien la corrija.

En la práctica, el local lo resuelve con el camarero: el cliente pide, el camarero dice que no queda, el cliente elige otra cosa. Funciona, cuesta una vuelta más por mesa y produce una pequeña decepción cada vez. Con quince mesas y dos agotados al día son unas treinta conversaciones al mes que no aportan nada.

Esto es exactamente el tipo de cosa por la que se paga una carta digital, y conviene decirlo en estos términos y no en los de folleto. No se paga por tener la carta en el móvil: eso es gratis. Se paga por que el estado de la cocina llegue a la pantalla del cliente sin que nadie tenga que acordarse.

Fotos, peso y la conexión de una terraza en agosto

Una carta con fotos vende más y pesa más, y en una terraza llena la red del móvil no es la de su casa. Un PDF con veinte fotos a resolución de imprenta puede pasar de diez megabytes, y diez megabytes en una red saturada son una pantalla en blanco durante medio minuto. Medio minuto es más de lo que la mayoría de la gente espera antes de dejarlo.

Si va a poner fotos en una carta gratuita, redúzcalas antes: mil doscientos píxeles de ancho es de sobra para un móvil, y el archivo baja a una fracción. Es un paso más en la lista de los cuatro de antes, y es otro paso que se salta cuando hay prisa.

El caso de la playa es aún más duro que el de la terraza, y por eso lo tratamos aparte en nuestro trabajo: en la arena no hay red del local, el sol se come el contraste de la pantalla y el cliente está descalzo a treinta metros de la barra. Una carta que tarda en abrir en ese contexto no se lee, se abandona.

Carta o pedido directo: dos productos detrás del mismo cuadradito

¿Puede el cliente pedir y pagar desde una carta gratuita?

No. Aquí termina limpiamente lo que se puede hacer sin pagar nada. Un PDF muestra; para recibir un pedido hace falta algo que lo guarde, lo enseñe a la cocina, lo cobre y responda cuando algo falla. Eso es un programa funcionando en algún sitio, y los programas funcionando en algún sitio cuestan dinero todos los meses, sean nuestros o de quien sea.

Conviene saber además que aceptar dinero del cliente añade obligaciones que un PDF no tiene: el cobro con tarjeta pasa por un proveedor de pagos que cobra su comisión y que exige identificar al negocio, y el dinero de un pedido que luego no se sirve hay que devolverlo. Ninguna carta gratuita entra en ese terreno, y es razonable que no entre.

Lo que sí puede hacer gratis, y mucha gente no aprovecha, es dejar el pedido en manos del camarero pero quitarle la parte tonta: que el cliente lea la carta tranquilo en su móvil, decida sin prisa y llame cuando lo tenga claro. Eso ya ahorra una vuelta por mesa y no cuesta nada.

El soporte físico: dónde pegar el código y qué le pasa en verano

La parte de la carta digital que más se estropea es la única que es de papel. Un código pegado en el centro de la mesa recibe vasos, servilletas mojadas y el producto de limpieza de cada cierre; en tres meses de temporada alta la tinta se va y el lector empieza a fallar sin que nadie se dé cuenta, porque el que no consigue escanear no se queja: pide de viva voz.

Los dos formatos habituales tienen inconvenientes opuestos. El vinilo pegado dura poco pero no se lo lleva el viento y no se roba. El atril de sobremesa se cambia en un segundo y se mantiene limpio, pero en una terraza con levante acaba en el suelo, y en la playa desaparece. Para arena, la solución que funciona es el código impreso en la propia numeración de la hamaca, que ya está anclada.

Tres detalles de impresión valen más que el material elegido: margen blanco generoso alrededor del código, negro sobre blanco y no color sobre color, y acabado mate. El brillo bajo el sol del mediodía convierte el código en un espejo, y el móvil no lee espejos. Es el fallo más frecuente en terrazas y el más fácil de evitar.

Cómo saber que ha salido bien. Una vez al mes, escanee tres códigos al azar de su propia terraza, a mediodía y con el móvil más viejo que encuentre en la plantilla. Los que tarden en leerse, cámbielos antes de que dejen de leerse del todo.

Dónde va el código en la mesa y de qué tamaño

Señales de que lo gratuito ya le está costando dinero

No hay un número de mesas a partir del cual haya que pagar. Hay síntomas, y cuando aparecen dos o tres a la vez, la carta gratuita ha dejado de ser gratuita: simplemente el coste se ha mudado a otro sitio, donde no se ve.

Si ha reconocido tres o más, el cálculo que le interesa no es el precio de una carta digital: es cuántas horas al mes está dedicando a mantener viva la gratuita, y cuánto vale una hora suya en temporada.

Cuando se paga, ¿qué se está pagando exactamente?

Conviene conocer las formas de cobro que existen en este mercado antes de pedir presupuesto, porque la cifra mensual sola no dice nada. Dos precios iguales pueden significar cosas muy distintas al cabo de un verano.

• Cuota por local: la misma cifra tenga usted cuatro mesas o ciento cincuenta hamacas. Sencilla de entender y injusta con el pequeño.
• Cuota por punto de pedido: se paga por cada mesa, hamaca o barra desde la que se puede pedir. Sigue el tamaño real del negocio.
• Comisión por venta: un porcentaje de lo que factura. Cuanto mejor le vaya a usted, más se lleva el proveedor por el mismo trabajo.
• Comisión por pedido: una cantidad fija por cada comanda, que en un chiringuito de bebidas se acumula rápido.
• Alta o instalación: un pago inicial por configurar la carta y generar los códigos.
• Soportes físicos: vinilos, atriles y reimpresiones, que existen en todos los casos y casi nunca aparecen en el presupuesto.

La pregunta útil al pedir presupuesto no es cuánto cuesta al mes, sino qué pasa en dos escenarios concretos: qué pago el mes de enero con la terraza recogida, y qué pago el sábado de agosto que hago el triple. Si las dos respuestas son la misma cifra, tiene una cuota plana; si la segunda sube con sus ventas, hay una comisión de por medio.

Qué cuesta cuando se paga: los cuatro modelos, con una cuenta de un año

¿De quién es la carta y qué me llevo si me voy?

Es la pregunta que casi nadie hace al dar de alta un plan gratuito y la que más cara sale después. Los precios, las descripciones, las fotos y el trabajo de repasar los alérgenos son suyos: los ha hecho usted. Lo que puede no ser suyo es la forma de sacarlos de allí.

Antes de meter sesenta platos en cualquier sistema, gratuito o de pago, pregunte dos cosas concretas y pida la respuesta por escrito: si puede descargar su carta completa en un archivo que se abra en otro sitio, y si puede llevarse las fotos en su tamaño original. Si la respuesta a cualquiera de las dos es que no, el coste real de ese sistema incluye volver a teclearlo todo el día que quiera cambiar.

La otra mitad de la pregunta es la dirección de internet, y ya la hemos contado: si el código de las mesas apunta al dominio del proveedor, el proveedor tiene una parte de su negocio en la mano sin haber hecho nada malo. Es la razón por la que nosotros permitimos usar el dominio propio del local desde el principio, y no como extra de un plan superior.

Qué cobramos nosotros y qué no

Cobramos por punto de pedido: por cada mesa, hamaca o barra desde la que sus clientes pueden pedir. No hay comisión por venta ni porcentaje sobre su facturación, y no hay versión «pro» con las funciones importantes detrás de otro precio.

Los puntos desactivados no cuentan. Si en invierno recoge la terraza, esos puntos dejan de facturarse desde el día en que los apaga, y la cuota sigue el tamaño real del negocio en cada mes en lugar del tamaño que tenía el día de la firma.

Y el mes en que no hay ni un solo pedido pagado no se cobra nada, sea cual sea el número de puntos. No es una promoción ni un descuento de bienvenida: es el reconocimiento de que un negocio de temporada está cerrado media parte del año, y cobrarle por estar cerrado es cobrarle por nada.

La cifra concreta depende del número de puntos y de la temporada, y se la damos al hablar, sin rodeos, en cuanto sepamos cuántas mesas o hamacas tiene. Preferimos no publicar un número que luego haya que matizar caso por caso: un precio con asterisco es peor que una conversación de cinco minutos.

Qué tiene que llevar una carta digital además de abrirse

Cómo pasar de una carta gratis a una de pago sin tirar lo hecho

Lo que ya tiene sirve casi todo. Lo único que no se puede heredar es el código impreso, porque apunta a otro sitio; el resto es trabajo aprovechable, y hacerlo en este orden evita reimprimir dos veces.

1. Reúna el documento original de la carta, no el PDF exportado: los precios y las descripciones se copian de ahí sin volver a teclearlos.
2. Haga la lista de los platos cuyos alérgenos no ha comprobado nunca. Esa lista es el trabajo real de la mudanza y conviene verla antes de empezar.
3. Monte la carta nueva y déjela publicada, pero sin tocar todavía los códigos de las mesas.
4. Convivan una o dos semanas: la carta vieja sigue donde estaba y la nueva se prueba con dos o tres mesas y con el personal.
5. Cuando el personal deje de preguntar, cambie los soportes de una vez y en un solo servicio, no mesa a mesa.
6. Deje la carta vieja publicada un mes más. Siempre queda un código en una mesa de la terraza que nadie recordaba.

Cómo saber que ha salido bien. La mudanza ha salido bien si al cabo de una semana nadie del personal ha tenido que explicar a un cliente cómo se usa la carta nueva. Si hay que explicarla, el problema está en la carta, no en el cliente.

Preguntas que nos hacen siempre

Lista de comprobación para esta semana

Da igual por qué opción se decante: estas seis comprobaciones se hacen en una tarde y evitan la mayor parte de los disgustos que hemos contado.

1. Lea el código de una de sus mesas con el móvil y mire la dirección que aparece. Si no es suya, sepa de quién depende.
2. Abra la carta con datos móviles, de pie y al sol. Cronometre cuánto tarda en verse el primer precio.
3. Compruebe que el precio de tres platos coincide con lo que cobra la caja.
4. Localice el documento original de la carta y guarde una copia donde no dependa de un solo teléfono.
5. Repase la lista de platos cuyos alérgenos nadie ha comprobado y escríbala en papel.
6. Pregunte a dos camareros qué le dicen a un cliente que pregunta por el gluten. Compare las dos respuestas.

Si después de esas seis comprobaciones su carta gratuita sale airosa, quédese con ella y dedique el dinero a otra cosa. Lo decimos en serio: preferimos que nos llame dentro de dos años, cuando el negocio haya crecido y la carta gratuita se le haya quedado corta, a firmar hoy algo que no le hacía falta.

Y si ha salido mal en tres de los seis puntos, hablemos. No para venderle una carta digital, sino para ver cuánto de lo que le está costando ahora se arregla ordenando lo que ya tiene y cuánto no se arregla sin cambiar de herramienta. Esa conversación es gratis y no dura más de diez minutos.